Ursprungszeugnisse, Beglaubigungen und Bescheinigungen

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Im internationalen Warenverkehr verlangen Abnehmer und Zollbehörden oftmals Ursprungszeugnisse, Beglaubigungen von Handelsrechnungen und andere Bescheinigungen durch die IHK.

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Ursprungszeugnisse

1. Was ist der nichtpräferenzielle/ handelspolitische Ursprung?
Die Angabe des Ursprungs einer Ware ist im internationalen Handel unverzichtbar. Hierbei handelt es sich grundsätzlich um den so genannten nichtpräferenziellen oder auch handelspolitischen Ursprung. Ein Ursprungszeugnis (UZ), erstellt von einer unabhängigen Stelle, dient als eindeutiger Nachweis des handelspolitischen Ursprungs von Waren.

2. Welche Zwecke erfüllt ein Ursprungszeugnis?
Erfüllung staatlicher Anforderungen des Empfangslandes

  • Kontrolle der Warenbewegungen
  • Durchführung von Antidumping-Maßnahmen
  • Überwachung von Importbeschränkungen und Importkontingenten

Erfüllung privatrechtlicher Verpflichtungen

  • im Einzelfall zur Inanspruchnahme von Zollermäßigungen
  • Ursprungsnachweis im Rahmen von Exportkreditversicherungen (Hermes-Bürgschaften)
  • Durchführung von Preis- und Qualitätskontrollen
  • Kundenwunsch (Qualitätsversprechen "Made in Germany")
  • Akkreditiv

In der Regel entscheidet das Zielland über die Notwendigkeit eines UZ oder der Bescheinigung von Handelsrechnungen.

3. Wer stellt Ursprungszeugnisse aus?
Für die Ausstellung von UZ und anderen Bescheinigungen sind in Deutschland in der Regel die jeweiligen Industrie- und Handelskammern (IHKs) zuständig (§ 1 Abs. 3 IHKG).  Dazu ist es erforderlich, dass der Antragsteller Firmensitz, Betriebsstätte oder Wohnsitz im IHK-Bezirk hat. Die Ware muss im Zollgebiet versandbereit sein. Hat die Ware das Gebiet der Europäischen Union verlassen, gilt das UZ als nachträglich ausgestellt. Das UZ sollte daher immer zeitnah erstellt werden. Blanko-UZ können nicht ausgestellt werden. Das UZ kann in jeder Amtssprache der EU ausgefüllt werden. Die IHK kann in diesem Fall eine Übersetzung verlangen.

4. Welche Kosten entstehen?
Den aktuellen Gebührentarif "International" der IHK Reutlingen finden Sie hier.

5. Wie funktioniert die Beantragung eines Ursprungszeugnisses?
UZ können für jedes Ursprungsland weltweit ausgestellt werden, also nicht nur für das Ursprungsland Deutschland oder Europäische Union. Der Antragsteller muss, soweit er nicht Hersteller der Ware ist, einen Nachweis über das in Feld 3 des UZ angegebene Ursprungsland beifügen. Falls der Nachweis beispielsweise nur auf EU lautet, kann kein genauerer Ursprung wie Deutschland oder Italien bescheinigt werden. Umgekehrt ist es aber möglich, statt Kroatien "Europäische Union" zu bescheinigen. Generell gilt:

  • Die Warenbezeichnung im Ursprungsnachweis muss der Warenbezeichnung im Antrag zuordenbar sein
  • Falls mehrere Ursprungsländer in einem UZ aufgeführt werden, muss es so ausgefüllt werden, dass jeder Ware eindeutig ihr Ursprung zugeordnet werden kann

Für die Beantragung des Ursprungszeugnisses gibt es zwei Verfahren:
5.1 Papierform

  • Die Vordrucke sind im Onlineshop der IHK, an den Standorten der IHK oder bei Formularverlagen erhältlich. Dabei handelt es sich um einen Formularsatz, der aus einem Antrag (roter Vordruck) und einem Original besteht. Wenn das UZ zwei- oder mehrfach verlangt wird, sind Originaldurchschriften (gelber Vordruck) zu verwenden.
  • Die Vordrucke müssen vom Antragsteller vollständig ausgefüllt sein. Dabei sind die Erläuterungen und Hinweise auf der Vorder- und Rückseite des Antrags zu beachten. Der Antrag ist vom Antragsteller mit Orts- und Datumsangabe und Firmenstempel zu versehen und rechtsverbindlich zu unterzeichnen.

5.2 Online (eUZ)
Nähere Informationen zum eUZ finden Sie hier.

Ausfüllanleitung

Hinweise zu einigen Feldern
Feld 1:
Hier ist die genaue Firmierung anzugeben, wie im Handelsregister bzw. im Gewerberegister eingetragen. Bei Kleingewerbetreibenden und Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) ist der ausgeschriebene Vor- und Zuname gemäß Gewerbeanmeldung erforderlich. Fantasienamen sind möglich, sofern davor die korrekte Firmierung angegeben wurde. Abweichungen in der Firma sind auch im Rahmen von Akkreditiven nur sehr eingeschränkt möglich. Die genaue Anschrift muss angegeben werden. Falls erforderlich kann ein ausländischer Auftraggeber zusätzlich und unter Angabe des Vertragsverhältnisses in diesem Feld genannt werden.

Feld 2:
Anschrift des Empfängers, Mindestangabe ist die Angabe des Ziellandes.

Feld 3:
Die offizielle Bezeichnung des Ursprungslandes. Eine Liste der offiziellen Staatennamen finden Sie unter den Downloads neben diesem Text, sowohl die dort vermerkte Kurzbezeichnung als auch die offizielle Bezeichnung kann verwendet werden.
Beispiele:

  • Deutschland (Europäische Union) - nicht BRD
  • Republik Korea - nicht Südkorea
  • Volksrepublik China - nicht China
  • Niederlande - nicht Holland
  • Vereinigtes Königreich oder Großbritannien (Europäische Union) - nicht England

Die Bezeichnungen Europa oder Amerika sind nicht akzeptabel. Wird das UZ für mehrere Waren mit unterschiedlichen Ursprungsländern ausgestellt, muss eine eindeutige Zuordnung der Waren zu ihrem Ursprungsland gewährleistet sein. Dies kann erreicht werden, indem in Feld 3 die Ursprungsländer fortlaufend positioniert werden. Die Nummerierung der Länder muss dann mit den Warenpositionen in Feld 6 korrespondieren (zum Beispiel 1 - Japan 2 - France (European Union) etc.). Alternativ kann auf das Feld 6 verwiesen werden ("siehe Feld 6"), wo dann die Ursprungsländer direkt den Waren zugeordnet werden.

Feld 4:
Freiwilliger Hinweis auf die Beförderungsart (zum Beispiel Luftfracht oder Seefracht).

Feld 5:
Im Regelfall für Vermerke der IHK. Kann freigelassen werden (L/C Nr. oder Rechnungs-Nr. darf ergänzt werden).

Feld 6:
Wichtig ist die Angabe der handelsüblichen Warenbezeichnung-Oberbegriff, die verständlich sein muss und die Identifikation der Ware ermöglicht. Weitere Angaben: Artikel-Nr., Typ oder Serien-Nr., Packstücke und deren Markierung. Beispiele:
Mercedes Passenger Car CLK 230 Ident-no. WDB 2083471F054696
Rundstrickmaschine Modell 13P 154 Serien-Nr. 23522
Falls auf weitere Handelsdokumente, wie Rechnungen, Packlisten oder Bestellungen Bezug genommen wird, müssen diese bei der Antragstellung grundsätzlich vorgelegt werden. Dasselbe gilt für spezifische Akkreditivtexte oder Akkreditivbedingungen.
Die Angabe "Made in Germany" gilt als Herstellererklärung und ist nur als Teil der Warenmarkierung zulässig. Für Erklärungen des Herstellers (Angabe zusätzlicher Eigenschaften des Geschäfts) gilt, dass diese nur auf der Rückseite des Ursprungszeugnisses möglich sind. Sie müssen vom Antragsteller unterschrieben und mit Firmenstempel versehen werden. Zusätzliche empfängerlandspezifische Erklärungstexte sind ebenfalls der Rückseite des UZ vorbehalten. Zusätzliche Angaben auf der Vorderseite zu Waren- oder Herstellereigenschaften sind nicht möglich und werden von der IHK gestrichen. Angaben zur Ausfuhrgenehmigung können nicht bestätigt werden. Angaben zu Zolltarifnummern/Statistischen Warennummern können auf dem Ursprungszeugnis regelmäßig nicht bescheinigt werden.
In beiden Ausnahmefällen muss die Notwendigkeit zur Angabe einer Zolltarifnummer/Statistischen Warennummer durch den Exporteur nachgewiesen werden.

Feld 7:
Maßangaben je nach Art der Ware, zum Beispiel Brutto- und Nettogewicht, Stückzahl, Liter oder Meter. Zusätzliche Felder auf dem Antrag:

Feld 8:
Der Antragsteller muss in Feld 8 erklären, ob die Ware im eigenen Betrieb in Deutschland oder in einem anderen Betrieb hergestellt wurde. Bei mehreren Waren muss die Zuordnung eindeutig sein. Firmenstempel und rechtsverbindliche Unterschrift des Antragstellers.

Feld 9:
Dieses Feld wird nur genutzt, wenn der Antragsteller und der Absender nicht identisch sind. Der Antragsteller muss seinen Sitz im IHK-Bezirk haben, der Absender muss wenigstens in der Europäischen Union ansässig sein. Der Antragsteller muss eine Vollmacht des Absenders vorweisen.

Rückseite des Ursprungszeugnisses:
Die Rückseite stellt ein separates Dokument dar. Die hier gemachten Aussagen sind Aussagen des Unternehmens. Diese Aussagen werden vom Unternehmen unterschrieben und in bestimmten Fällen von der IHK bekräftigt. Dies geschieht durch normierte Stempeltexte. Eine Bekräftigung der Aussagen erfolgt dann, wenn dies in einschlägigen Fallsammlungen vorgesehen ist (u. a. Konsulats- und Mustervorschriften), der Wortlaut den Vorgaben im Wesentlichen entspricht und diese nicht im Widerspruch zu den Aussagen auf der Vorderseite des Ursprungszeugnisses stehen. Weiterhin kann eine Bekräftigung dann erfolgen, wenn dies nachweislich wegen Anforderungen aus dem Empfangsland oder wegen des Akkreditivs notwendig ist. Nicht erforderlich ist eine separate Bestätigung des Ursprungs unabhängig von länderspezifischen Erklärungstexten. Die akkreditivkonforme Bestätigung ist bereits durch die Ursprungsangabe auf der Vorderseite erfolgt.

Anleitung zum Ausfüllen von Ursprungszeugnissen

Neuausfertigung

Falls die Dokumente auf dem Weg zum Konsulat oder ins Ausland verloren gegangen sind, muss der Grund schriftlich erklärt werden. In diesem Fall werden die neuen Dokumente nach Absprache mit der IHK mit dem Vermerk Neuausfertigung versehen.
Nachträgliche Änderungen auf bereits ausgestellten Ursprungszeugnissen müssen von der IHK bestätigt werden. Änderungen ohne Bestätigung der IHK erfüllen den Tatbestand der Urkundenfälschung.

Handelsrechnungen und andere Dokumente für den Außenwirtschaftsverkehr

Handelsrechnungen und andere dem Außenwirtschaftsverkehr dienenden Dokumente (Visaschreiben, Einladungsschreiben, Freihandelszertifikate, Gesundheitszertifikate etc.) werden von der IHK bescheinigt, wenn dies von ausländischen Behörden vorgeschrieben ist (Konsulats- und Mustervorschriften). Ebenso kann eine Bescheinigung erfolgen, wenn der IHK Unterlagen (zum Beispiel L/C) vorgelegt werden, aus denen sich die Notwendigkeit zur Bescheinigung tatsächlich ergibt.

Bei der Bescheinigung von Handelsrechnungen durch die IHK sind folgende Punkte zu beachten:

  • eine original unterschriebene Rechnungskopie verbleibt bei der IHK
  • für die Überprüfung des auf der Handelsrechnung erklärten Ursprungs gelten dieselben Bestimmungen wie bei Ursprungszeugnissen
  • Vor- und Rückdatierungen sind unzulässig
  • Rechnung und Kopien müssen original unterschrieben werden
  • Rechnungen auf Firmenbogen nach Vorschriften des Empfängerlandes
  • Ursprungserklärungen zum präferenziellen Ursprung können nicht bestätigt werden.
  • Ein Belegexemplar ist drei Jahre aufzubewahren.

Falls Handelsrechnungen oder andere Handelsdokumente sowie Rückseiten von Ursprungszeugnissen bescheinigt werden sollen, muss vom antragstellenden Unternehmen eine unterschriebene Satzungserklärung vorliegen.

Andere im Außenwirtschaftsverkehr eventuell erforderliche Bescheinigungen werden von der IHK nach Prüfung von Notwendigkeit und Rechtmäßigkeit abgegeben.

Gebühren werden nach der jeweils geltenden Gebührenordnung erhoben.

Legalisation

Manche Empfangsländer schreiben vor, dass die von der IHK ausgestellten oder bescheinigten Dokumente im Anschluss von einem Konsulat dieses Landes legalisiert werden müssen. In diesem Fall senden Sie die Dokumente an die entsprechenden Konsulate und beachten Sie die Vorgaben zur Bezahlung der Gebühren. Über Einzelheiten geben wir gerne Auskunft.

Grundsätzlich gilt: Wenn Ihr Kunde Sie anweist, auf eine Legalisation zu verzichten, weil diese gegebenenfalls bei seinen Einfuhren nicht erforderlich ist, dann verstoßen Sie damit nicht gegen Vorschriften. Ihr Kunde übernimmt dann die Verantwortung.

Ihr Ansprechpartner

IHK-Zentrale Tübingen
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