Verarbeitung personenbezogener Daten

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Die Begründung und Durchführung eines Arbeitsverhältnisses macht es für Arbeitgeber erforderlich, personenbezogene Daten ihrer Beschäftigten zu erheben und zu speichern. Diese personenbezogenen Daten dürfen immer dann vom Arbeitgeber verarbeitet werden, wenn dies für die Durchführung oder Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Das ist insbesondere der Fall, wenn der Arbeitgeber die Daten zur Erfüllung seiner bestehenden gesetzlichen Pflichten, für die Erfüllung seiner vertraglichen Pflichten oder zur Wahrnehmung seiner eigenen Rechte benötigt.

Diese Daten dürfen verarbeitet werden
Hierzu gehören in erster Linie die Stammdaten von Beschäftigten wie Name, Adresse, Telefonnummer, Krankenkasse, Geschlecht, Familienstand, schulischer Werdegang oder Abschluss. Ferner können Arbeitgeber auch besonders geschützte Daten verarbeiten (zum Beispiel das Vorliegen einer Schwerbehinderung oder Schwangerschaft), soweit diese zur Erfüllung von rechtlichen Pflichten benötigt werden.

Auch die Speicherung von Krankheitszeiten von Beschäftigten ist für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses erforderlich, nicht aber der Grund für die Krankschreibung. Die Verarbeitung von Daten, die erheblich in die Persönlichkeitssphäre eingreifen – etwa mittels Videoaufnahmen gewonnene Daten –, kann im Einzelfall erforderlich sein, wenn ein durch Tatsachen begründeter Verdacht einer Straftat oder einer schweren Pflichtverletzung besteht. Hier kommt es allerdings auf die einzelfallbezogenen Umstände an, die sorgfältig geprüft werden sollten.

Alle anderen Daten, für die ein Erlaubnistatbestand nicht besteht, dürfen Arbeitgeber nicht verarbeiten – es sei denn, die Beschäftigten haben in die Verarbeitung freiwillig eingewilligt, etwa in die Verarbeitung von Lichtbildern. Die Verarbeitung solcher Daten ist aber nur so lange erlaubt, bis sie widerrufen wird. /

Autorin: Irma Benzing, Fachanwältin für Arbeitsrecht bei der Balinger Anwaltskanzlei Dr. Kroll & Partner mbB

(Dieser Artikel erschien in der WNA-Ausgabe 4+5/2024.)