Entwurf veröffentlicht

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Das Bundesfinanzministerium legt Wirtschaftsverbänden Diskussionsvorschlag vor: Rechnungen müssten dann ab 2025 in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden. Die bisher als elektronische Rechnungen akzeptierten reinen word- oder pdf-Formate wären dann in diesem Segment nicht mehr erlaubt.

Der Koalitionsvertrag der Ampel sieht die Einführung eines bundesweiten einheitlichen Meldesystems zur Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen vor. Auf EU-Ebene werden derzeit Rechtsetzungsvorschläge zur „VAT in the Digital Age (ViDA)“ diskutiert, mit denen unter anderem ein transaktionsbezogenes Meldesystem für EU-Umsätze verbunden mit einer E-Rechnungspflicht eingeführt werden soll. Ab 2028 sind diese Regelungen EU-weit verpflichtend.

E-Rechnung als erster Schritt
Als erster Schritt hin zu der späteren Einführung eines transaktionsbezogenen Meldesystems beabsichtigt das Bundesministerium der Finanzen (BMF) dem Gesetzgeber, die obligatorische Verwendung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) für inländische B2B-Umsätze vorzuschlagen. Dazu hat das BMF einen Diskussionsvorschlag zur Änderung des § 14 UStG an Wirtschaftsverbände versandt.

Definition der E-Rechnung
Die elektronische Rechnung soll künftig an den Vorschlag der Europäischen Kommission „VAT in the Digital Age (ViDA)“ angelehnt werden und auf dem europäischen E-Rechnungsstandard CEN 16931 basieren. Sie soll demnach in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden und ihre elektronische Verarbeitung möglich sein. Diese neue so genannte „E-Rechnung“ soll für die Inrechnungstellung inländischer B2B-Umsätze eines in Deutschland ansässigen Unternehmens künftig obligatorisch sein. Papier- und elektronische Rechnungen, die nicht den Anforderungen der neuen E-Rechnung entsprechen, sollen unter dem neuen Begriff "sonstige Rechnung" zusammengefasst werden. Darunter würden voraussichtlich unter anderem per Mail versandte Rechnungen in word- oder pdf-Formaten fallen.

Mit der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen im B2B-Bereich entfällt das bisherige Zustimmungserfordernis des Kunden. Bei Rechnungsstellung gegenüber Endkunden (B2C) bleibt dessen Zustimmung weiterhin Voraussetzung für die Übermittlung elektronischer Rechnungen.

Überlegungen zu Übergangsregelungen und Ausnahmen
Die künftige Pflicht zur Ausstellung von eRechnungen und deren Empfang wird für alle Unternehmen zu Anpassungen ihrer internen Systeme führen. Das gilt vor allem, wenn durch die Digitalisierung mögliche Vereinfachung und Automatisierung aktiv genutzt werden sollen. Es gibt daher Überlegungen zu zeitlich befristeten Übergangsregelungen, die sich an der Unternehmensgröße oder dem Rechnungsbetrag orientieren beziehungsweise lediglich die Erteilung von eRechnungen, nicht aber deren Empfang, ausschließen könnten. Auch über – zeitweise oder dauerhafte – Ausnahmen beispielsweise für Kleinbetragsrechnungen und/oder Fahrausweise wird derzeit nachgedacht.

Ausblick Meldesystem
Die E-Rechnung soll Voraussetzung für ein transaktionsbezogenes Meldesystem sein, dessen Einführung nicht Gegenstand des Diskussionsentwurfs ist. Um die Belastungen für die Wirtschaft möglichst gering zu halten, soll sowohl für die nationalen als auch für die grenzüberschreitenden Transaktionen ein einheitliches elektronisches Meldesystem angestrebt werden, das sich daher an den ViDA-Vorgaben (EU- Rechtsetzungsvorschlag „VAT in the digital age“ ) orientieren muss. Nationale Überlegungen hängen daher stark von den weiteren Beratungen auf europäischer Ebene ab.

Derzeit ist beabsichtigt für die Einführung des Meldesystems, den Rechnungsaustausch zwischen Rechnungssteller und -empfänger wahlweise über eine staatliche eRechnungs-Plattform oder über private E-Rechnungs-Plattformen abwickeln zu lassen. Die Plattformen könnten Plausibilitätsprüfungen an den Rechnungen durchführen; zeitgleich sollen aus der eRechnung die relevanten Meldedaten extrahiert und im Rahmen des transaktionsbasierten Meldeverfahrens an das staatliche Portal übermittelt werden. In diesem Verfahren müssten Unternehmen nur eine und nicht zwei sukzessive Übermittlungen in Gang setzen.

Rechtlicher Hintergrund zum vorgelegten Diskussionsvorschlag
Auf Basis der geltenden Regelungen der Mehrwertsteuer-Systemrichtlinie (MwStSystRL) ist die Einführung einer verpflichtenden eRechnung nicht möglich. Die Bundesrepublik Deutschland hat deshalb im November 2022 einen Antrag auf Erteilung einer Ermächtigung nach Art. 395 MwStSystRL gestellt. Parallel finden Beratungen zum Rechtsetzungsvorschlag „VAT in the Digital Age“ (ViDA) der EU-Kommission statt, der ebenfalls harmonisierte Regelungen für die elektronische Rechnung und ein Meldesystem vorsieht. Derzeit ist nicht klar, auf welche Basis die geplante Gesetzesänderung gestützt werden wird. Es scheint jedoch sicher, dass die rechtlichen Grundlagen rechtzeitig vorliegen werden. Unternehmen sollten die Entwicklungen im Auge behalten und sich schon jetzt mit den geplanten Änderungen befassen. Interne Abläufe sollten gegebenenfalls bereits überprüft werden, um Handlungsfelder zu identifizieren.