Digitaler Lohnnachweis wird Pflicht

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Erhalten Unternehmen in diesen Tagen ein Schreiben ihrer Berufsgenossenschaft, handelt es sich wahrscheinlich um die Zugangsdaten, die für das neue digitale Lohnnachweisverfahren der betrieblichen Unfallversicherung benötigt werden.

Der Hintergrund: Ab dem 1. Januar 2017 wird parallel zum bisherigen Lohnnachweisverfahren der gesetzlichen Unfallversicherung der digitale Lohnnachweis eingeführt. Nach einer zweijährigen Übergangszeit – ab 1. Januar 2019 – ist der Lohnnachweis dann nur noch digital möglich.

Um das neue Verfahren nutzen zu können, müssen Unternehmen einen Stammdatenabruf bei der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung e.V. durchführen. Er ist ab jetzt möglich und muss vom Lohnbüro bzw. Lohndienstleister aktiv angestoßen werden. Der automatisierte Abruf stellt sicher, dass nur Meldungen mit korrekter Mitgliedsnummer und den im betreffenden Meldejahr veranlagten Gefahrtarifstellen an die Unfallversicherungsträger übermittelt werden.

Stammdatenabruf: Drei Informationen werden benötigt

Für den Stammdatenabruf werden drei Informationen benötigt: die Betriebsnummer des Unfallversicherungsträgers, die Mitgliedsnummer des Unternehmens und seine – neu eingeführte – PIN. Diese Zugangsdaten stehen im Benachrichtigungsschreiben, die die jeweils zuständigen Berufsgenossenschaften derzeit an ihre Mitglieder versenden. Ist ein Unternehmen bei mehreren Unfallversicherungsträgern pflichtversichert, erhält es mehrere Schreiben mit verschiedenen Zugangsdaten.

Wichtig ist, dass alle diese Informationen die mit der Lohn- und Gehaltsabrechnung betraute Stelle im oder außerhalb des Unternehmens erreichen. So müssen Betriebe, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen von einem Dienstleister wie etwa einem Steuerberater erledigen lassen, diesem die Informationen bis spätestens zum 31. Dezember 2016 zusenden.

Der Lohnnachweis für das Beitragsjahr 2016 muss bereits bis zum 16. Februar 2017 auf dem neuen digitalen Weg übermittelt werden. Darauf weist die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung e.V. ausdrücklich hin. Der Transfer lässt sich in der Regel direkt aus dem für die Lohnabrechnung genutzten Programm heraus anstoßen. Für die Beitragsjahre 2016 und 2017 ist übergangsweise parallel zum digitalen Lohnnachweis auch weiterhin der bisher bekannte Lohnnachweis im Online-, Papier- oder Fax-Verfahren einzureichen.