Mitarbeiterentsendung

Wichtige Infos zur Entsendung in Corona-Zeiten

Coronavirus / Covid-19: Weltweite Reisewarnung

Immer mehr Länder haben mittlerweile beschlossen, den Grenzverkehr auf das Notwendigste einzuschränken. Grenzschließungen, Kontrollen und lange Warteschlangen sind die Folge. Touristische Einreisen sind in vielen Ländern nicht mehr möglich bzw. werden in Kürze ausgesetzt. Ausnahmen gelten in der Regel für Personen im Güterverkehr.

Welche Einreisebestimmungen und vor allem auch Ausnahmeregelungen für die jeweiligen Länder in der EU und weltweit bestehen, finden Sie unter anderem bei folgenden Quellen heraus:

 

Von diesen Reisebeschränkungen sind Geschäftsreisen genauso betroffen, wenn diese in der Reisewarnung auch nicht explizit genannt sind. In jedem Einzelfall muss genau geprüft werden, ob eine Reise, die aus wichtigem Grund stattfinden muss, durchgeführt werden kann. Grenzüberschrei­tende Arbeitnehmerentsendungen sind momentan höchst problematisch. Zum aktuellen Zeitpunkt muss mit täglichen Änderungen und Anpassungen der Vorschriften gerechnet werden. Reisebeschränkungen und Grenzkontrollen

Regelung für grenzüberschreitende Berufspendler (Schweiz und Frankreich)

Personen, die in Frankreich oder der Schweiz leben und in Deutschland arbeiten, benötigen für den Grenzübertritt eine Bescheinigung. Die Grenzübertrittsbescheinigung ist online auf der Internetseite des Regierungspräsidiums Stuttgart abrufbar.

Bei weiteren Fragen können Sie sich auch an die Bürgerhotline der Bundespolizei zum Thema Grenzkon­trollen: +49 (0) 7031/2128 4445 wenden.

Seit dem 17. März 2020 müssen Franzosen, die sich auf französischem Boden bewegen, zudem eine eidesstattliche Erklärung mit sich führen. Bei Missachtung werden Bußgelder von 135 Euro verhängt.

VR China: Einreise

(AHK China) Bei der Einreise nach China ist eine 14-tägige Quarantäne vorgeschrieben, bei der Durchführung gibt es Unterschiede in den Regionen und Städten. Auch Reisen innerhalb des Landes sind von Auflagen betroffen.

Frankreich: Keine Meldepflicht mehr bei reinen Warentransporten

(IHK Südlicher Oberrhein) Nach Aussage der französischen Arbeitsinspektion DIRECCTE der Region Grand Est werden ab sofort für reine Warenabholungen in Frankreich und reine Warenlieferungen nach Frankreich durch Mitarbeiter eines deutschen Unternehmens keine Entsendemitteilungen mehr benötigt, wenn der Transport als eine Nebenleistung im Rahmen des Kaufvertrages vereinbart wurde. Bisherige Entsendefor­malitäten wie die A1-Bescheinigung sowie die Vergütung nach dem Mindestlohn müssen auch weiterhin eingehalten werden. Zu beachten ist außerdem, dass die Regelung nicht für Montageleistungen gilt.

Schweiz: Entsendung von Mitarbeitern aus Deutschland

(IHK Hochrhein-Bodensee) Reisen in die Schweiz sind nur noch unter bestimmten Voraussetzungen mög­lich. Die IHK Hochrhein-Bodensee hat eine Veröffentlichung der schweizerischen Behörden zusammenge­fasst:

Auszug der Weisung vom 18.3.2020:

1.5 Ausnahmen vom Grundsatz der Einreiseverweigerung

Folgenden Personenkategorien wird eine Einreise weiterhin gestattet, soweit sie die ordentlichen Einreise­voraussetzungen erfüllen:

1.5.2 Inhaber einer Meldebestätigung, die aus beruflichen Gründen in die Schweiz einreisen

Freizügigkeitsberechtigte, welche als selbständige Dienstleistungserbringer oder entsandte Arbeitnehmende in die Schweiz einreisen wollen, müssen eine Meldebestätigung vorweisen können. Dies gilt auch für Perso­nen, welche für einen kurzfristen Stellenantritt in die Schweiz einreisen wollen. Die Meldebestätigung ist für alle Branchen und Erwerbstätigkeiten ab dem ersten Tag erforderlich. Die Regelung der acht meldefreien Tage findet keine Anwendung. Es muss in jedem Fall eine Meldung gemäß dem Meldeverfahren vor der Einreise erfolgt und bestätigt worden sein.

1.5.3 Inhaber eines Warenlieferscheins im Rahmen eines gewerblichen Warentransports

Die Einreise wird erlaubt, wenn die Personen offensichtlich einen Transportauftrag ausführt (beispielsweise Speditionsbetrieb) und einen Warenlieferschein vorweisen kann. Als Warenlieferschein gilt jedes Begleitdo­kument für eine Warensendung, in welchem die in der Sendung gelieferten Waren aufgelistet sind.

1.5.4 Durchreisende

Zur Einreise berechtigt sind ausländische Personen, die in die Schweiz einzureisen, um diese auf direktem Weg zu durchqueren und in Richtung ihres Heimatstaats oder des Staates zu verlassen, in dem sie nach­weislich ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben. Besteht Grund zur Annahme, dass die Wiederausreise aus der Schweiz nach der Durchreise nicht möglich ist (namentlich auf Grund von Einreisebestimmungen eines anderen Landes), so wird die Einreise in die Schweiz zwecks Durchreise verweigert.

Die bisherige Erfahrung zeigt, dass eine Bestätigung des Schweizer Kunden (auf Briefpapier) über einen wichtigen Termin hilfreich sein kann.

Die Schweiz hat den Grenzverkehr stark reguliert und zur Kanalisierung auf die großen Grenzübergänge beschränkt. Zahlreiche kleinere Grenzübergänge sind geschlossen. Der Zoll veröffentlicht die aktuelle Liste der geschlossenen Grenzübergänge.

Vorsicht: die Voraussetzungen können sich fast stündlich ändern! Versichern Sie sich vor Reiseantritt, dass die Möglichkeit wie oben dargestellt noch besteht!

https://www.ezv.admin.ch/ezv/de/home/teaser-startseite/brennpunkt-teaser/coronavirus.html

 

Achtung bei Dienstleistungserbringung

Wenn es sich nicht um einen reinen Warentransport handelt, sondern im Ausland eine Dienstleistung erbracht werden soll, ist die Situation derzeit schwierig. Soll es einen Grenzübergang geben, um im Ausland einen Werkvertrag zu erfüllen, also beispielsweise die Reparatur einer Maschine oder Montageleistungen, so wird der Grenzübertritt in vielen Ländern der EU derzeit regelmäßig verweigert. Genauso sind  grenzüberschreitende Arbeitnehmerentsendungen momentan höchst problematisch.

Leitlinien zu Kontrollen an den Binnengrenzen

Die EU hat Leitlinien zu Kontrollen von Grenzen und Warenverkehr im EU-Binnenmarkt vorgelegt. Um Störungen in der Lieferkette zu vermeiden, sollen die EU-Mitgliedsstaaten eine priorisierte Fahrspur für den Güterverkehr ausweisen. Im Fokus steht der Schutz der Gesundheit der EU-Bürger sowie die Verfügbarkeit von Waren und essentiellen Dienstleistungen. Für Waren, die sich rechtmäßig im EU-Binnenmarkt bewegen, sollten keine zusätzlichen Zertifizierungen vorgeschrieben werden. Laut der Europäischen Behörde für Lebensmittelsicherheit gibt es keine Hinweise darauf, dass Lebensmittel eine Quelle oder eine Übertragungsquelle für COVID-19 sind. Die Leitlinen finden Sie hier auf der Seite der EU-Kommission.

Nichtsdestotrotz ist derzeit mit Wartezeiten an den (Binnen-) Grenzübergängen zu rechnen. Die folgende Übersicht gibt einen Überblick über die aktuellen Staumeldungen an den Grenzen. 

 

Arbeitseinsätze von Mitarbeitern innerhalb der EU

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Bei grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen von Mitarbeitern sind in zahlreichen Ländern der EU Meldebestimmungen sowie Vorschriften zu Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen zu beachten. Grundlage hierfür ist die EU-Durchführungsrichtlinie 2014/67/EU beziehungsweise die Basisrichtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern.

Zu den Vorschriften zählen beispielsweise die Beachtung von Mindestentgeltsätzen, Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten, bezahltem Mindestjahresurlaub sowie Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz.

Zudem muss für den Arbeitseinsatz in der Regel ein Vertreter beziehungsweise eine Kontaktperson benannt sowie eine A1-Bescheinigung beantragt werden. Bei Verstößen gegen die Bestimmungen drohen zum Teil empfindliche Bußgelder.

Das Enterprise Europe Network hat die unterschiedlichen Regelungen zusammengetragen.

Übersicht der Meldepflichten in der EU als Download

Entsendung nach Frankreich

kotoyamagami - Fotolia.com

Die Regelungen zur Arbeitnehmerentsendung nach Frankreich sind im französischen Arbeitsgesetzbuch (Code du Travail) festgelegt. Für Transportbetriebe bestehen Sonderregelungen. Firmen, die Mitarbeiter zur vorübergehenden Ausführung von Arbeiten nach Frankreich entsenden, sind verpflichtet, dies vor Aufnahme der Arbeiten der örtlich zuständigen INSPECTION DU TRAVAIL (Arbeitsinspektion) über das Internetportal "SIPSI" zu melden. Zahlreiche weitere Formalitäten sind zu beachten – zum Beispiel muss ein Ansprechpartner mit Zustellanschrift in Frankreich bestellt werden. Zu den Details:

A1-Bescheinigung

Bei Entsendungen in die EU, EWR-Staaten oder die Schweiz benötigen Mitarbeiter oder Selbstständige eine A1-Bescheinigung. Sie dient als Nachweis darüber, dass sie den deutschen Sozialversicherungsvorschriften unterliegen und somit eine doppelte Beitragszahlung vermieden wird. Betroffen sind auch kurze Dienstreisen oder Aufenthalte von wenigen Stunden (zum Beispiel für Meetings und Messebesuche). Dies ist in der EU-Verordnung 883/2004 geregelt, die bereits seit 2010 in Kraft ist und deren Einhaltung seit 2018 verstärkt kontrolliert wird. Eine fehlende A1-Bescheinigung wird in vielen Mitgliedstaaten mit Bußgeldern und Sanktionen geahndet. Frankreich zum Beispiel erhebt derzeit ein Bußgeld von 3269 Euro pro fehlender A1-Bescheinigung.

Antrag stellen

Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung ist grundsätzlich bei der Krankenkasse zu stellen. Ist der Arbeitnehmer privat versichert, ist die Deutsche Rentenversicherung für den Antrag zuständig. Soweit dieser Arbeitnehmer zustäzlich berufsständisch versorgt ist, ist der Antrag an die Arbeitsgemeinschaft berufsständischer Versorungseinrichtungen zu senden. Für Arbeitnehmer nuss die Bescheinigung auf elektronischen Wege gestellt werden. In der Regel geschieht dies über ein entsprechendes systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm. Alternativ kann der Antrag bei der Informationstechnischen Servicestelle der gesetzlichen Krankenversicherung auf sv.net gestellt werden.

Selbständige können den Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung nur in Papierform stellen. Formulare gibt es bei der DVKA. Für die Ausstellung ist die Krankenkasse zuständig. Bei privat versicherten Selbständigen ist der Antrag bei der Deutschen Rentenversicherung zu stellen. 

Gültigkeitsdauer für A1-Bescheinigungen

Die A1-Bescheinigung muss vor jeder Entsendung und für jedes Land neu beantragt werden. Sie gilt nur für die Dauer dieser einen Entsendung (zum Beispiel einen halben Tag für eine Reparatur oder zwei Jahre für einen Projekteinsatz). A1-Bescheinigungen können für maximal 24 Monate erstellt werden, im Rahmen von Ausnahmegenehmigungen kann der Geltungszeitraum auf für bis zu fünf Jahre erweitert werden. Eine Verlängerung um weitere drei Jahre ist möglich.

Gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten

Für die Beantragung einer A1-Bescheinigung ist zwischen einer Entsendung und einer gewöhnlichen Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedsstaaten zu unterscheiden, da sich daraus unterschiedliche Zuständigkeiten innerhalb der Sozialversicherung ergeben. Übt ein Arbeitnehmer oder Selbstständiger seine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in zwei oder mehr Mitgliedstaaten aus, unterliegt er nur in einem Staat den Rechtsvorschriften zur Sozialversicherungspflicht. Eine A1-Bescheinigung für eine gewöhnliche Erwerbstätigkeit in mehreren Mitgliedstaaten wird bereits ausgestellt, wenn die Person an mindestens einem Tag im Monat oder mindestens fünf Tagen im Quartal in dem jeweiligen Mitgliedstaat ihre Tätigkeit ausübt.

Sofern dies für zwei (oder mehrere) Mitgliedstaaten zutrifft, gilt die Person als gewöhnlich in diesen beiden (oder mehreren) Staaten erwerbstätig und eine A1-Bescheinigung für mehrere Mitgliedsstaaten kann ausgestellt werden. Eine pauschale Ausstellung für sämtliche Mitgliedstaaten ist nicht möglich, bei der Antragstellung sind konkrete zukünftige Aufträge entscheidend. Der Antrag auf Ausstellung einer A1-Bescheinigung für eine Beschäftigung in mehreren Mitgliedstaaten muss nach wie vor in Papierform gestellt werden. Für die Ausstellung ist die DVKA (Deutsche Verbindungsstelle Krankenversicherung - Ausland) zuständig.

GKV-Spitzenverband
DVKA
Postfach 20 04 64
53134 Bonn
Telefax: 0228 – 9530-601

Das jeweils zutreffende Antragsformular muss dort eingereicht werden. 

GME1 für Arbeitnehmer bei in Deutschland ansässigem Arbeitgeber
GME2 für Selbstständige
Formulare für weitere Fälle

A1-Bescheinigung bei kurzen Aufenthalten

Im Juni 2019 hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS)  eine „Handhabung“ für die A1-Bescheinigung bei kurzfristig anberaumten und kurzzeitigen Tätigkeiten im EU-Ausland, den EWR-Staaten und der Schweiz veröffentlicht. Darin ist das BMAS der Meinung, dass man bei nicht regelmäßigen, kurzfristig anberaumten und/oder kurzzeitigen Geschäftsreisen und bei anderen sehr kurzen Entsendezeiträumen bis zu einer Woche auf einen Antrag auf Ausstellung der A1-Bescheinigung verzichten kann.

Das BMAS stellt jedoch klar, dass die Handhabung nicht rechtsverbindlich ist. Unternehmen sollten daher für die oben genannten Fälle nicht grundsätzlich auf die Ausstellung einer A1-Bescheinigung verzichten. In jedem Mitgliedstaat gelten nationale Rechtsvorschriften und daher sollte vor jedem Auslandsaufenthalt zunächst die Rechtslage beziehungsweise die praktische Handhabung des jeweiligen Entsendestaates hinsichtlich der A1-Bescheinigung überprüft werden.

Zur "Handhabung" der Bescheinigung A1 auf der Website des BMAS

 

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