Entsendung von Mitarbeitern

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Bei grenzüberschreitenden Arbeitseinsätzen von Mitarbeiterinnen  und  Mitarbeitern sind in zahlreichen Ländern der EU Meldebestimmungen (in der Regel eine Voraberklärung), Dokumentationspflichten sowie Vorschriften zu Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen zu beachten. In den meisten EU-Staaten gibt es für die Abgabe der Voraberklärung elektronische Portale.

Grundlage für die Regelung ist die EU-Durchführungsrichtlinie 2014/67/EU beziehungsweise die Basisrichtlinie 96/71/EG über die Entsendung von Arbeitnehmern. Letztere wurde durch die Richtlinie (EU)  2018/957 an entscheidender Stelle geändert. Mit der Änderung traten neue Regelungen gemäß dem Grundsatz „Gleicher Lohn für gleiche Arbeit am gleichen Ort“ in Kraft.

Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen für Entsendungen
Folgende Bedingungen des Ziellandes sind seitens des Arbeitgebers der entsendeten Person zu beachten:

• Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten
• Bezahlter Mindesturlaub
• Entlohnung einschließlich Überstundensätze
• Bedingungen für die Überlassung von Arbeitnehmern
• Sicherheit, Gesundheitsschutz und Hygiene am Arbeitsplatz
• Bedingungen für die Unterkünfte, wenn der Arbeitgeber diese zur Verfügung stellt
• Zulagen oder Kostenerstattungen zur Deckung von Kosten für Arbeitnehmer

Entlohnung
Für die Entlohnung gelten Bestandteile,

• die durch nationales Recht (Aufnahmestaat) oder
• durch Tarifverträge festgeschrieben sind, die für allgemeinverbindlich erklärt wurden oder anderweitig gemäß Artikel 3 Abs. 8 der Richtlinie anwendbar sind,

als zwingend anwendbar.

So haben die entsandten Arbeitnehmer gegebenenfalls Anspruch auf Prämien und Zulagen wie beispielsweise Überstundenzuschläge, Zuschläge für Nacht-, Sonntags- oder Feiertagsarbeit, Weihnachts-, Urlaubs oder Schlechtwettergeld. Das heißt, es gelten nicht lediglich die Mindestentgeltsätze. Die EU-Mitgliedstaaten sind verpflichtet, die jeweils geltenden Lohnbestandteile auf einer offiziellen nationalen Webseite zu veröffentlichen.

Reisen, Unterkunft, Verpflegung
Auch hat der entsandte Arbeitnehmer Anspruch auf die Erstattung von Reise-, Unterkunfts- und Verpflegungskosten, die sich in der Regel nach den Vorschriften beziehungsweise Gepflogenheiten des Herkunftsmitgliedstaats richten. Diese Kosten müssen zusätzlich zur Entlohnung gezahlt beziehungsweise erstattet werden.

Der Arbeitgeber hat auch für angemessene Unterkunftsbedingungen zu sorgen.

Unterrichtung der zu entsendenden Mitarbeiter
Arbeitnehmer müssen vor ihrer Entsendung über folgende Punkte schriftlich informiert werden:

• geplante Dauer der Entsendung
• Währung, in der die Vergütung erfolgt
• gegebenenfalls die mit der Tätigkeit im Ausland verbundenen Geld- oder Sachleistungen
• gegebenenfalls die Bedingungen für die Rückführung des Arbeitnehmers
• das Land oder die Länder, in dem bzw. in denen die Arbeit im Ausland gleistet werden soll
• die geplante Dauer der Arbeit im Ausland
• die Vergütung, auf die der Arbeitnehmer im Einklang mit dem geltenden Recht des Ziellands Anspruch hat
• falls anwendbar: Entsendezulagen und Regelungen für die Erstattung von Reise-, Verpflegungs- und Unterbringungskosten
• Link zu der offiziellen nationalen Website mit Entsendeinformationen des Aufnahmemitgliedstaates

Diese Informationspflicht gilt mindestens für Entsendungen von mehr als vier aufeinanderfolgenden Wochen

Formalitäten
Folgende Formalitäten sind zu beachten:

• Mitführen einer Bescheinigung A1 (auch für Dienst- und Geschäftsreisen)
• Abgabe einer Entsendemeldung
• Benennung von Kontaktperson/Vertreter beziehungsweise Ansprechpartner

Zu beachten ist überdies, dass eventuell eine Dienstleistungsanzeige im EU-Ausland erfolgen muss, bevor dort eine Dienstleistung aus dem Bereich des sogenannten reglementierten Gewerbes ausgeübt wird. Ob ein Beruf in einem EU-Land reglementiert ist oder nicht, kann man in der Datenbank über reglementierte Berufe der Europäischen Kommission recherchieren.

Dokumentation
Folgende Dokumente müssen i.d.R. bereitgehalten bzw. bei Kontrollen in Papier- oder elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden:

• Arbeitsvertrag
• Arbeitszeitnachweise
• Lohnzettel
• Belege über die Entgeltzahlung

sowie eine Übersetzung der Dokumente in die Sprache des Ziellandes.

Gegebenenfalls sind weitere länderspezifische Dokumente vorzulegen.

Weitere Hinweise
Bei Verstößen gegen die Bestimmungen drohen zum Teil empfindliche Bußgelder. Die Höchstdauer der Entsendung nach oben genannten Regeln ist auf 12 Monate (in begründeten Fällen 18 Monate) begrenzt.

Liste mit Links zu den Meldeportalen und -formularen sowie weiteren Informationen zur Entsendung in den jeweiligen EU-Ländern als Download (pdf | 245 KB)

Entsenderegeln für Straßenverkehrs- und Logistikunternehmen
Seit dem 2. Februar 2022 gelten für die Entsendung von Fahrpersonal einheitliche Regelungen auf Basis der Richtlinie (EU) 2020/1057 als „lex specialis“ für die gewerbliche Beförderung von Personen oder Gütern. Die entsenderechtlichen Vorschriften umfassen u.a. die Pflicht, entsendeten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die im „Aufnahmemitgliedstaat“ vorgeschriebenen Mindeststandards hinsichtlich der Entlohnung und der Beschäftigungsbedingungen zu gewähren.

Die Regelungen definieren zudem, welche Angaben das Unternehmen im Zuge der Erstellung einer Entsendemeldung machen muss, welche Dokumente vom Fahrer mitgeführt werden müssen und in welchem Umfang beziehungweise nach welchen Verfahren die Mitgliedstaaten im Rahmen von Straßen- und nachgelagerten Betriebskontrollen Unterlagen einfordern dürfen. 

Für die Entsendemeldung steht ein einheitliches EU-Portal zur Verfügung. Um Zugang zu dem Portal zu bekommen, ist ein EU-Login erforderlich. Danach muss man auf dem Entsendeportal der EU einen „Unternehmensaccount“ anlegen. Erst dann können Entsendemeldungen erstellt werden.

Die Entsendemeldungen müssen für jeden einzelnen Fahrer erstellt werden und haben eine maximale Gültigkeit von bis zu sechs Monaten. Für jeden Mitgliedstaat, in den der einzelne Fahrer entsendet wird, ist eine gesonderte Entsendemeldung zu erstellen.

Bilaterale Beförderungen gelten gemäß den neuen Vorschriften nicht als Entsendungen. Eine bilaterale Güterbeförderung liegt vor, wenn Güter auf Basis eines Beförderungsvertrages vom Niederlassungsstaat in einen anderen Mitgliedstaat der EU oder in einen Drittstaat oder umgekehrt transportiert werden. Sowohl die Hinfahrt als auch die Rückfahrt sind jeweils eine bilaterale Fahrt.

Quelle: IHK Südlicher Oberrhein