Verrichten von Tätigkeiten in Luxemburg

Luxemburg ist für Deutschland nicht nur ein interessantes Markpotential, sondern lockt auch mit attraktiven steuerlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen. Luxemburg ist daher nicht nur ein beliebter Handelspartner, sondern bietet auch einen interessanten Markt für Dienstleistungen jeglicher Art. Trotz der interessanten Rahmenbedingungen ist für den Markterfolg im Großherzogtum Luxemburg eine gründliche Vorberatung unerlässlich. Die grenzüberschreitende Durchführung von produktbegleitenden Dienstleistungen wie Montagen, Reparaturen, Wartungsarbeiten sowie auch die Durchführung von Arbeiten im Bereich Bau- und Baunebengewerbe unterliegen weitaus komplexeren Regeln als einfache Warenlieferungen. Zahlreiche Vorschriften und Meldepflichten sind zu beachten.

Anmeldung von vorübergehenden Dienstleistungen

Deutsche Unternehmen, die vorübergehend Dienstleistungen in den Bereichen Handwerk und Industrie in Luxemburg erbringen, müssen dies im Vorfeld bei der Generaldirektion für Mittelstand melden. Unternehmen auf dem Gebiet kaufmännischer oder freier Berufe (Architekten und Ingenieure, Steuerberater, Vermessungstechniker, Berater in Sachen geistiges Eigentum, Wirtschaftsberater) sind von der Anzeigepflicht befreit.

Die Vorabmeldung dient als Nachweis, dass Ihr Unternehmen in Deutschland zur Ausübung der Dienstleistung befähigt und ordnungsgemäß zugelassen ist. Zur Anmeldung einer gelegentlichen Dienstleistung sind dem Antrag folgende Dokumente beizufügen:

  • Auszug aus dem Handelsregister (nicht älter als sechs Monate)
  • Nachweis der Überweisung einer Verwaltungsgebühr von 24 Euro auf das Konto BCEELULL LU76 0019 5955 4404 7000 mit folgendem Überweisungszweck: certificat préalable + Firma + vollständige Adresse (keine Schecks!)
  • Im Falle eines Erstantrags erfolgt der Nachweis der Qualifikation über die sogenannte EU-Bescheinigung (nicht älter als sechs Monate). Bei den Folgemeldungen reicht ein Handelsregisterauszug, der nicht älter als 6 Monate sein darf, oder eine formlose Bescheinigung über die ordnungsgemäße Niederlassung des Entsendeunternehmens im Herkunftsland.
    Die EU-Bescheinigung wird von der zuständigen Industrie- und Handelskammer bzw. der Handwerkskammer ausgestellt. Ansprechpartner für Mitgliedsunternehmer der IHK Reutlingen:
    Katrin Glaser, Tel. 07121 201-152, E-Mail: glaser(at)reutlingen.ihk.de
    Andreas Kirwald, Tel. 07121 201-181, E-Mail: kirwald(at)reutlingen.ihk.de
  • Die Vorabmeldung erfolgt über das Online-Formular  “Meldung von gelegentlichen und vorübergehenden Dienstleistungen in Luxemburg” per E-Mail ( certificat(at)eco.etat.lu) unter folgendem Link oder per Post an folgende Adresse:

Ministère de l'Économie
Service des autorisations d'établissement
B.P. 535
L-2937 Luxembourg.

Die Bearbeitungsgebühr beträgt 24 Euro. Der Betrag muss vorab beglichen werden und der Nachweis der Entrichtung der Gebühr muss dem Antrag, zusammen mit der Bescheinigung, beigefügt werden. Das Wirtschaftsministerium prüft die Meldung und versendet innerhalb weniger Tage eine Empfangsbestätigung. Sie bescheinigt dem Unternehmer, dass dieser im Zeitraum von 12 Monaten ab Ausstellungsdatum befugt ist, in Luxemburg Arbeiten auszuführen. Nach Ablauf der 12 Monate muss das Verfahren erneuert werden. Die Empfangsbestätigung sollte als Kopie in Luxemburg mitgeführt werden.

Entsendemeldung für Mitarbeiter

Jeder Entsendemitarbeiter muss online bei der Inspéction du travail et des Mines (ITM - Gewerbeaufsichtsamt) gemeldet werden. Die Meldung erfolgt spätestens am Tag des Arbeitseinsatzes. Die Registrierung auf der  Meldeplattform “E-Détachement” ist in deutscher Sprache möglich. Die Entsendemitteilung enthält Angaben zum entsendenden Unternehmen, zu den entsandten Mitarbeitern und zu den Dienstleistungen, die in Luxemburg ausgeführt werden sollen.

Bei der Online-Meldung ist eine „Bezugsperson“ zu benennen. Dabei handelt es sich nach Belieben um eine juristische oder natürliche Person, die während der Dauer der Entsendung in Luxemburg gegebenenfalls Ansprechpartner für die Arbeitsinspektion ist. Als Bezugsperson kann beispielsweise ein Entsendemitarbeiter benannt werden.

Badge social (Sozialausweis)

Die im Rahmen des Online-Meldeverfahrens erstellten Sozialausweise (Badge Social) werden ausgedruckt und müssen von den Mitarbeitern während des Einsatzes in Luxemburg für Kontrollzwecke mitgeführt werden. Der Badge Social enthält Angaben zum Arbeitnehmer sowie einen Barcode. Der Sozialausweis wird bei jedem Arbeitseinsatz über die Online-Entsendemitteilung erneut aktiviert.

Sozialversicherungsnachweis (A1-Bescheinigung)

Der entsandte Arbeitnehmer unterliegt in Deutschland weiterhin dem Sozialversicherungsrecht, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

  • Der entsandte Arbeitnehmer ist gewöhnlich in Deutschland tätig
  • Der Arbeitnehmer ist EU Bürger
  • Es handelt sich um eine Entsendung
  • Die Beschäftigung muss im Voraus zeitlich begrenzt sein und darf 24 Monate nicht überschreiten

Als Nachweis für die Sozialversicherungspflicht in Deutschland dient die Bescheinigung A1, die von der zuständigen Krankenkasse ausgestellt wird. Der Sozialversicherungsausweis berechtigt dazu, im Ausland sozialversicherungsrechtliche Leistungen zu beantragen.

Einhaltung des luxemburgischen Arbeitsrechts

Bei Entsendungen nach Luxemburg sind arbeitsrechtlichen Vorgaben einzuhalten. Dazu zählen unter anderem Mindestlöhne und Arbeitszeiten.

Die sogenannten “Monatlichen Dokumente”

Die ITM Luxemburg verlangt zum Nachweis der Einhaltung arbeitsrechtlicher Bestimmungen weitere Dokumente. Diese werden im Entsendeportal als „monatliche Dokumente“ geführt und sind – wie der Name schon sagt – einmal im Monat, nämlich im Folgemonat der Entsendung, hochzuladen. Es handelt sich dabei um

  • die Arbeitszeiterfassung für die in Luxemburg geleisteten Stunden im Vormonat mit Angabe von

  • Anfangs-, End- und Pausenzeiten sowie Gesamtarbeitszeiten (in Tabellenform, z.B. Excel oder Word)
  • eine Lohnabrechnung
  • einen Nachweis über die tatsächliche Bezahlung des Lohnes (z.B. in Form eines Überweisungsbelegs)
  • Diese Dokumente sind jeden Monat für alle im Vormonat getätigten Entsendungen hochzuladen. Das ist auf drei verschiedenen Wegen möglich:

  1. über den Menüpunkt „Arbeitnehmer“ und die Kategorie „monatliche Dokumente“ oder
  2. über den Menüpunkt „Entsendung“ und die Kategorie „monatliche Dokumente“ oder
  3. über den eigenen Menüpunkt „Fehlende monatliche Dokumente“

Wir empfehlen die letzte Variante, da hier alle fehlenden Unterlagen zusammengefasst sind und sie somit den übersichtlichsten Weg bietet.

Einsatz von Subunternehmern

Im Rahmen der Entsendemitteilung müssen auch Angaben über einen eventuellen Einsatz von Subunternehmen gemacht werden. Das gilt sowohl, wenn Subunternehmen beauftragt werden, als auch, wenn der entsendende Betrieb selbst Subunternehmer ist. Nach Eingabe der entsprechenden Daten ist der Werkvertrag im System hochzuladen.

Achtung:
Beim Einsatz von Subunternehmen greift die sogenannte Solidarhaftung. Das heißt, dass der Auftraggeber solidarisch für die Einhaltung des Arbeitnehmerentsendegesetzes durch seine Subunternehmer haftet und bei Nichteinhaltung durch diese entsprechend belangt werden kann.

Tipp:
Lassen Sie sich von Ihren Subunternehmen einen Nachweis darüber schicken, dass die Meldung der Entsendung gemacht wurde, z.B. einen Screenshot der Entsendemitteilung.

Mehrwertsteuer

Bei der grenzüberschreitenden Dienstleistungserbringung innerhalb der EU gilt der Grundsatz des sogenannten „reverse charge“ das heißt die Steuerschuldnerschaft wird vom Leistungserbringer auf den Leistungsempfänger verlagert. Das luxemburgische Recht, das dann greift, wenn der Ort der Leistung in Luxemburg liegt, sieht das Verfahren der Steuerumkehr-Schuld für Leistungen an beweglichen körperlichen Gegenständen vor wie zum Beispiel Lohnveredlung, Wartung, Instandsetzung und Montage. Für Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück und Bauleistungen gilt das reverse charge Verfahren nicht. In diesem Fall muss sich das deutsche Unternehmen umsatzsteuerlich registrieren und die luxemburgische Mehrwertsteuer auf der Rechnung ausweisen. Die umsatzsteuerliche Registrierung  muss bei der „Administration de l’Enregistrement, des Domaines et de la TVA“ beantragt werden.

Achtung:
Auch Subunternehmer eines deutschen Auftraggebers müssen gegebenenfalls eine Steuernummer in Luxemburg beantragen und die Rechnung mit der luxemburgischen Mehrwertsteuer ausstellen.

Weiterführende Informationen bieten:

Katrin Glaser

Katrin Glaser

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