Arbeiten im Homeoffice

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Unternehmen, die das Corona-Ansteckungsrisiko in ihrem Betrieb minimieren möchten, können ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice geben. Was ist dabei generell zu beachten?

Wann können Firmen ihre Mitarbeiter ins Homeoffice schicken?

Wo der Mitarbeiter seine Arbeitsleistung erbringen muss, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Arbeit im Homeoffice setzt grundsätzlich das Einverständnis des Mitarbeiters voraus – im Arbeitsvertrag oder in einer gesonderten Vereinbarung. Der Arbeitgeber kann seine Beschäftigten also nicht einfach ins Homeoffice schicken, wenn er sich diese Möglichkeit nicht bereits vorbehalten hat. Keine Probleme gibt es, wenn der Arbeitsvertrag eine solche Regelung enthält oder der Mitarbeiter auch ohne vorherige Regelung mit der Arbeit im Homeoffice einverstanden ist. Tipp: Es ist sinnvoll, einen Zusatz zum Arbeitsvertrag abzuschließen, in dem dann auch weitere Details geregelt werden können. Es ist aber auch denkbar, dass der Arbeitnehmer sein Einverständnis stillschweigend erkĺärt, indem er beispielsweise das nötige Equipment in Empfang nimmt und die Arbeit von zu Hause aus aufnimmt.

Es empfiehlt sich auch, eine Datenschutzvereinbarung abzuschließen. Mehr Infos zu Datenschutz bei mobilem Arbeiten gibt es hier.

Was ist, wenn ein Mitarbeiter von den Behörden in häusliche Quarantäne geschickt wird?

Ist ein Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt, kommt natürlich auch keine Arbeit im Homeoffice in Betracht. Solange der Arbeitnehmer allerdings nur zum Schutz vor (potenzieller) Ansteckung isoliert wird, ohne krank zu sein, muss er von zu Hause aus arbeiten. Dies muss im Arbeitsvertrag oder für den konkreten Einzelfall vereinbart worden sein. Zudem müssen die technischen Voraussetzungen gegeben sein.

 

Gibt es eine Möglichkeit, Mitarbeiter zum Homeoffice zu zwingen?

Besteht keine Homeoffice-Vereinbarung, kann der Arbeitgeber dieses auch nicht einseitig einführen. Nur im absoluten Notfall, wenn etwa sonst ein völlig unverhältnismäßiger Schaden droht, ist vorstellbar, dass Arbeitnehmer auch ohne eine Vereinbarung zum Homeoffice verpflichtet werden könnten. Aufgrund der auch grundgesetzlich geschützten Unversehrtheit der Wohnung wird man eine solche Verpflichtung des Arbeitnehmers aber nur in absoluten Ausnahmefällen annehmen können.

 

Welche Regeln gelten beim Arbeiten zu Hause?

Die Arbeitszeitregeln gelten im Homeoffice genauso wie im Unternehmen. Bei Dauer der Arbeitszeit und Pausen gelten die gesetzlichen Regeln und die Vereinbarungen aus dem Arbeitsvertrag. Arbeitnehmer, die zu Hause arbeiten, müssen nicht außerhalb der vorgesehenen Arbeitszeiten erreichbar sein.

 

Was ist, wenn ein Unfall passiert?

Bei Arbeitsunfällen tritt die gesetzliche Unfallversicherung ein. Die Abgrenzung zwischen dienstlicher und privater Tätigkeit ist im Homeoffice jedoch oft schwer zu treffen. So kann für die Frage des Vorliegens eines Arbeitsunfalls entscheidend sein, ob er an derselben Stelle der Wohnung auf dem Weg zum Kaffeekochen (privat) oder zum Drucker (dienstlich) geschieht.

Wer trägt die Kosten?

Grundsätzlich trägt der Arbeitgeber alle Aufwendungen, die der Arbeitnehmer für seine Arbeit - auch im Homeoffice - tätigt. Das gilt beispielsweise für Kommunikationskosten (Telefon usw.) oder Büromaterial. Es können aber auch abweichende Regelungen getroffen werden, so zum Beispiel, dass der Arbeitnehmer eigene Geräte auf eigene Kosten benutzt. Solche Regelungen sollten unbedingt schriftlich vereinbart werden.

 

Welche steuerlichen Regelungen gelten für das häusliche Arbeitszimmer?

Kosten für das Büro zu Hause von der Steuer abzusetzen ist gar nicht so einfach. Bitte beachten Sie folgendes:

  • Steht jemandem für seine betriebliche oder berufliche Tätigkeit kein anderer Arbeitsplatz zur Verfügung, kann er die Aufwendungen für ein steuerlich anerkanntes häusliches Arbeitszimmer unter bestimmten Voraussetzungen bis zur Höhe von 1.250 Euro im Veranlagungsjahr als Werbungskosten (Selbständige als Betriebsausgaben) geltend machen.
  • Nach Ansicht der Finanzverwaltung ist der volle Höchstbetrag von 1.250 Euro auch dann zu berücksichtigen, wenn das häusliche Arbeitszimmer nicht für das ganze Jahr genutzt wird, sondern beispielsweise nur für die Zeit, in der man wegen des Coronavirus zu Hause arbeitet.
  • Ein unbeschränkter Abzug ist nur zulässig, wenn das‎ häusliche Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten betrieblichen und beruflichen Betätigung bildet. Die Voraussetzungen sind dann jedoch zeitanteilig zu prüfen, d. h. Aufwendungen von mehr als 1.250 Euro können in diesem Fall nur berücksichtigt werden, soweit sie auf den Zeitraum entfallen, in dem man zu Hause arbeitet.

Wie können Unternehmerinnen und Unternehmer ihre Beschäftigten im Homeoffice unterstützen?

  • Stellen Sie alle nötigen technischen und sonstigen Mittel zur Verfügung und klären Sie transparent alle arbeitsrechtlichen Fragen und Ansprüche, damit der Mitarbeiter gut informiert ist.
  • Klären Sie gemeinsam die Erwartungen ans Homeoffice – erwartete Dauer der pandemiebedingten Homeofficelösung, Arbeitsleistung, Erreichbarkeit, Umfang mit externen Kunden, die praktische Umsetzbarkeit von Aufgaben etc.
  • Besprechen Sie auch, wie Sie Arbeits- und Pausenzeiten handhaben. Darf der Mitarbeiter flexibler sein als im Büro oder sollten Arbeits- und Pausenzeiten im Homeoffice wie die Arbeits- und Pausenzeiten im Büro liegen?
  • Sprechen Sie mit den Mitarbeitern klar ab, was zu tun ist – wie im normalen Büroalltag auch. Stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung. Geben Sie den Mitarbeitern Rückmeldung. Wahrscheinlich erhöht sich Kommunikations- und Organisationsaufwand vorübergehend, weil man sich eben nicht kurz über den Gang eine Information zurufen kann, sondern expliziter kommuniziert werden muss.
  • Nutzen Sie zudem Skype- oder Telefonkonferenzen, damit die Mitarbeiter sich nicht sozial isoliert fühlen und weiterhin in Kontakt mit den Kollegen bleiben. Setzen Sie diese Konferenzen bewusst an.

Quelle: IHK München

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