Elektronische Signatur

Der elektronische Geschäftsverkehr gewinnt immer mehr an Bedeutung. Damit sich Unternehmen darauf verlassen können, dass ihre Geschäfte auch auf diesem Weg rechtlich und technisch sicher ablaufen, gibt es die elektronische Signatur. Sie ist der Unterschrift von Hand rechtlich weitgehend gleichgestellt und wird mit Hilfe einer Chipkarte erzeugt. Die Karte wird in ein spezielles Chipkartenlesegerät gesteckt, das mit dem Computer verbunden ist, dann wird die persönliche Identifikationsnummer eingegeben. Die Identität des Kommunikationspartners sowie die Integrität der Inhalte werden damit gewährleistet.

Die IHK Reutlingen bietet als Registrierungsstelle zusammen mit der DE-CODA GmbH und der D-Trust GmbH, eine Marke der Bundesdruckerei GmbH, eine speziell für kleine und mittelständische Unternehmen entwickelte IHK-Signaturausstattung an, die aus einer individuellen Signaturchipkarte, einem Kartenlesegerät und verschiedenen Softwareprodukten besteht.

Handlungsbedarf für Nutzer des elektronischen Ursprungszeugnisses

Aufgrund neuer Sicherheitsempfehlungen der Bundesnetzagentur müssen seit 6. April 2018 alle Nutzer des elektronischen Ursprungszeugnisses (eUZ) – egal ob Unternehmen oder IHK-Mitarbeiter – die aktuelle Version der Nexus-Software 4.28 „D-TRUST Personal Suite“ installiert haben. Hierzu stellt die IHK-GfI seit dem 16. Februar 2018 eine kostenlose Download-Möglichkeit zur Verfügung.

  • Alle eUZ-Kunden, die seit dem 1. Juli 2017 eine neue Signaturkarte erhalten haben, nutzen die Nexus-Version 4.28 und sind von dem Upgrade nicht betroffen.
  • Alle eUZ-Kunden mit älteren Signaturkarten verfügen in der Regel über ältere Versionen der Nexus-Software. Für sie ist das kostenlose Upgrade zwingend erforderlich.


Nutzern des eUZ wird empfohlen, frühzeitig die neue Version 4.28 zu installieren. Alle aktuell ausgegebenen IHK-Signaturkarten funktionieren selbstverständlich mit dieser Softwareversion. Weitere Informationen finden Sie in der Installationsanleitung und auf der Seite zur  IHK-Signaturanwendung Elektronisches Ursprungszeugnis (eUZ).

Produkte und Preise

In der Produktinformation finden Sie eine Übersicht, welche Anwendungen für die IHK-Signaturkarte zur Verfügung stehen und welche Signaturprodukte Sie dafür benötigen sowie über die Kosten.

Produkt- und Preisinformation der DE-CODA GmbH 

Beantragung bei der IHK

Informationen zur qualifizierten elektronischen Signatur sowie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen der D-Trust GmbH finden sich in den folgenden Downloads auf der Seite der D-Trust GmbH. Bitte lesen Sie diese Unterlagen vor der Registrierung unbedingt durch, da der Erhalt der Unterlagen im Zuge der Antragstellung zu bestätigen ist.

Technische Hintergründe zur Signatur beschreibt D-Trust in der Zertifikatsrichtlinie.

So beantragen Sie die IHK-Signaturausstattung

  • Zur Beantragung der IHK-Signaturausstattung ist es nötig, dass Sie persönlich bei der IHK Reutlingen erscheinen. Vereinbaren Sie hierzu am besten einen Termin mit der zuständigen IHK-Mitarbeiterin. 
  • Bringen Sie bitte zum Termin unbedingt einen Personalausweis oder Reisepass mit, der noch mindestens sechs Wochen lang gültig ist. Bei Vorlage eines ausländischen Reisepasses muss zusätzlich eine Meldebescheinigung des Einwohnermeldeamtes im Original oder in einer beglaubigten Kopie vorgelegt werden.
  • Wenn Sie eine IHK-Signaturkarte beantragen, so wird diese in jedem Falle auf Ihren persönlichen Namen ausgestellt. Ergänzend und ohne Aufpreis können Sie noch Ihre Firmenzugehörigkeit mit aufnehmen lassen (bei Verwendung der digitalen Signatur zur Erstellung von elektronischen Ursprungszeugnissen ist dies zwingend erforderlich). In diesem Falle bringen Sie bitte die Bescheinigung über die Organisationszugehörigkeit ausgefüllt und mit dem Firmenstempel versehen im Original zum Antragstermin mit.
    Bitte beachten Sie: Diese Bescheinigung muss von einem zeichnungsberechtigten Vertreter (Geschäftsführer, Prokurist) Ihrer Firma unterschrieben werden. Um diese Zeichnungsberechtigung nachzuweisen, bringen Sie bitte einen Handelsregisterauszug (nicht älter als sechs Monate) zum Termin bei der IHK mit.
  • Falls in Ihrem Buchhaltungssystem eine interne Bestellnummer vergeben wird und diese auf der späteren Rechnung aufgeführt werden soll, ist diese zum Registrierungstermin mitzubringen. Für die Nachtragung einer Bestellnummer stellt die Bundesdruckerei eine Bearbeitungsgebühr von 20,00 € in Rechnung. 
  • Nachdem Ihr Antrag aufgenommen wurde, werden Ihre Daten an die Zertifizierungsstelle der D-Trust GmbH in Berlin übermittelt. Dort wird unter strengsten Sicherheitsauflagen Ihre individuelle Signaturkarte erzeugt. Die Bearbeitungszeit beträgt derzeit etwa drei bis vier Wochen. Die Karte wird per Einschreiben an Sie übermittelt. Drei Werktage später erhalten Sie die zugehörige PIN.

Was können Sie vorab schon tun?

Mit dem Antrag zur Vorerfassung und der Bescheinigung über die Organisationszugehörigkeit können Sie der IHK schon vorab Ihre Daten mitteilen. So ist eine zügige Bearbeitung vor Ort möglich. 

Bundesdruckerei: Organisationszugehörigkeitsbescheinigung

Folgende Punkte werden bei der Registrierung abgefragt und sollten gegebenenfalls intern im Unternehmen geklärt werden:

  • Sperrpasswort
    Mit Hilfe des Sperrpasswortes können Sie oder sperrberechtigte dritte Personen Ihr Zertifikat sperren lassen. Das Passwort besteht aus 6 und höchstens 20 Zeichen (Buchstaben und/oder Zahlen), zwischen Groß- und Kleinschreibung wird unterschieden.

  • Eintragung ins öffentliche Verzeichnis (LDAP-Verzeichnis)
    Das LDAP-Verzeichnis (Lightweight Directory Access Protocol) ist ein öffentliches Verzeichnis, in dem D-TRUST die zur Veröffentlichung freigegebenen Signatur-Zertifikate abrufbar hält. Im LDAP-Verzeichnis sind aber nicht alle diese Signatur-Zertifikate in einer kompletten Liste abrufbar, sondern man muss stattdessen eine Suchanfrage mit einem konkreten Personennamen anfragen. Sofern die gesuchten persönlichen Signaturdaten gefunden werden, werden nur die reinen Zertifikatsdaten angezeigt, also Name, Aussteller der Signaturkarte, Signaturkartengültigkeit, gegebenenfalls Firmenzugehörigkeit, gegebenenfalls E-Mail-Adresse.

  • Gültigkeitsabfrage von Signaturen
    Es wird dringend empfohlen, sich in das öffentliche Verzeichnis aufnehmen zu lassen, weil viele Signaturanwendungen hierüber die automatische Gültigkeitsabfrage von Signaturen laufen lassen. Sofern man sich gegen die Aufnahme ins öffentliche Verzeichnis entschieden hat, wird die Signatur dann unter Umständen als „ungültig“ eingestuft. Manche Signaturanwendungen setzen eine Eintragung voraus, z.B. Emissionshandel, Vergabeplattform des Bundes, elektronischer Rechtsverkehr, Online-Mahnverfahren, Schutzrechtsanmeldung beim DPMA.

  • Pseudonym
    Ersetzt im Zertifikat den Namen des Signaturinhabers (Aufpreis 25,00 €), nicht empfehlenswert, da nicht von jeder Signaturanwendung akzeptiert, zum Beispiel nicht bei elektronischem Ursprungszeugnis oder elektronischem Abfallnachweisverfahren.

  • Einschränkungen
    Der Kunde kann die Nutzung seiner Signaturkarte auf einzelne Anwendungen einschränken, beispielsweise „Nutzung nur für elektronisches Ursprungszeugnis“. Die Einschränkung ist nur rechtlich wirksam, nicht technisch.

  • Monetäre Beschränkungen
    Es besteht die Möglichkeit eine Höchstgrenze für Transaktionen festzulegen, ist aber wieder nur rechtlich wirksam, nicht technisch. 

  • Teilnahme am SMS-TAN Verfahren
    Dies kann für die Freischaltung der Karte, die elektronische Beantragung einer Folge- oder Austauschkarte und zur Sperrung der Karte genutzt werden. 

    Weitere Informationen von D-Trust zum SMS-TAN-Verfahren
    D-Trust: Signaturkarten-FAQ's

Kartenlesegerät

Für die Nutzung Ihrer IHK-Signaturkarte benötigen Sie ein Kartenlesegerät, das folgenden Anforderungen entsprechen muss:

  • Kartenleser der Klasse 2 oder 3
  • USB-Anschluss
  • geeignet für kontaktbehaftete Signatur-Chipkarten.

Von D-TRUST empfohlene Kartenlese-Geräte finden Sie auf der Seite der Firma Reiner Kartenlesegeräte. Selbstverständlich steht es Ihnen frei, andere geeignete Kartenlese-Geräte über alternative Vertriebswege zu beziehen.

Software

  • Software „Nexus Personal Suite“ (frühere Bezeichnung: D-TRUST Personal Suite)
    Möchten Sie mit Ihrer IHK-Signaturkarte das elektronische Ursprungszeugnis nutzen, so benötigten Sie die Software Nexus ab Version 4.28 auf Ihrem Rechner. Diese Software stellt Ihnen die IHK-GfI auf der Anwendung des elektronischen Ursprungszeugnisses kostenfrei zur Verfügung. Weitere Informationen hierzu gibt es auf der Seite zur IHK-Signaturanwendung Elektronisches Ursprungszeugnis (eUZ).
  • Software zur Signierung von Dateien (beispielsweise pdf)
    Wenn Sie Dateien signieren wollen – zum Beispiel für elektronische Rechnungen oder die Vollständigkeitserklärung / Verpackungsverordnung – stehen mehrere Produkte zur Auswahl.

    Beispiele:

    • Bei geringem Signaturvolumen (1 bis 2 Signaturen pro Jahr) kann die Software SecSigner kostenlos als Online-Anwendung genutzt werden. Bei höherem Signaturaufkommen empfiehlt sich ein Software-Download des SecSigners. Dafür berechnet der Hersteller Seccommerce Wartungskosten abhängig vom Nutzer- und Signaturvolumen.

    • Das Produkt digiSeal office bietet zum Beispiel die Möglichkeit des beweiskräftigen Ausdrucks mit optisch angezeigter Signatur auf der Datei. Der Hersteller secrypt gewährt kostenfreien E-Mail-Support. Preis: 99 Euro zuzüglich Mehrwertsteuer (Artikel-Nummer: 7004).

Beantragung über das Postident-Verfahren

Sie können die IHK-Signaturkarte auch direkt per Postident-Verfahren beantragen.

Zum Antragsformular der Bundesdruckerei

Die Identifizierung erfolgt dann entweder über ein Postident-Verfahren bei der Deutschen Post AG oder über ein NotarIdent-Verfahren bei einem Notar Ihrer Wahl.

Gültigkeit und Folgekarte

Die Signaturkarte ist nach der Aktivierung zwei Jahre gültig. Folgekarten können in einem vereinfachten Verfahren beantragt werden, wenn

  • sich der Name des Signaturkarteninhabers nicht geändert hat,
  • seit Ablauf der alten Signaturkarte nicht mehr als drei Monate vergangen sind,
  • und gegebenenfalls kein Wechsel des Arbeitgebers stattgefunden hat und eine neue Firmenzugehörigkeit gilt.

Zum Antrag für die Folgekarte bei D-Trust

Technische Voraussetzungen für die Installation

Internetzugang, Microsoft-Betriebssystemumgebung ab Windows 7; Arbeitsspeicher 2 GB (empfohlen 4 GB), USB-Port für Anschluss des Kartenlesegeräts.

Hinweis: Für den Einsatz der D-TRUST-Signatur bei Terminal Servern wird keine Garantie und kein Support übernommen. Unter Umständen benötigen Sie Administratoren-Rechte zur Installation der Software D-TRUST Personal Suite.

Service und Support

  • Bei Verlust der Karte

    Wenn Sie die Karte verloren haben, haben Sie drei Möglichkeiten, eine Sperrung zu veranlassen:

    Telefonisch unter der Rufnummer: +49 (0) 30 25 93 - 91 600 (Hotline des Sperrdienstes ist rund um die Uhr besetzt).

    Bitte halten Sie bei Ihrem Anruf Ihr persönliches Sperrpasswort bereit, das Sie bei der Antragstellung gewählt haben. Bitte beachten Sie, dass eine gesperrte Signaturkarte nicht kostenfrei erneuert werden kann.

    Einen schriftlichen Sperrauftrag richten Sie bitte an:
    Bundesdruckerei GmbH
    c/o D-TRUST GmbH
    Sperrdienst
    Kommandantenstraße 15
    10969 Berlin


    SMS-TAN Verfahren
    :
    Um das SMS-TAN Verfahren nutzen zu können, müssen sie sich bei D-TRUST registrieren. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Signaturkarten-FAQs der Bundesdruckerei oder den  Informationen für IHK-Signaturkunden.

    Sobald Sie Ihre Signaturkarte nicht mehr benötigen, können Sie sie sperren lassen und selbst unbrauchbar machen, indem Sie den Chip - zum Beispiel mit einem Locher - zerstören. Beachten Sie dabei unbedingt, dass Sie alle mit dieser Karte verschlüsselten Daten nur wieder mit genau dieser Karte und den dazugehörigen Schlüsseln und PINs entschlüsseln können. Sofern Sie die Karte noch zur Entschlüsselung von Daten benötigen, bewahren Sie sie also an einem sicheren Ort auf.

Ihr Ansprechpartner

IHK-Zentrale Tübingen
IHK Reutlingen Bereich: Recht und Steuern
Position: Rechtsassessorin
Schwerpunkte: Firmenrecht, Gesellschaftsrecht, Datenschutz
Telefon: 07121 201-131
Fax: 07121 201-4131
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