Tipps rund um die Abwesenheitsnotiz: Darauf sollten Sie achten
Foto: icemanphotos/shutterstock.comBevor es in den Urlaub geht, sollten Sie in Ihrem Mail-Postfach eine Abwesenheitsnotiz einrichten. Auf dieser Seite finden Sie Formulierungstipps sowie mehrere praktische Vorlagen.
Aufbau einer guten Abwesenheitsnotiz
Betreff
Die Betreffzeile der Abwesenheitsnotiz sollte direkt erkennen lassen, dass es sich um eine automatisch verschickte Antwort handelt. Idealerweise nennen Sie auch direkt den Tag Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz. Beispiel: „Automatische Antwort: Ich bin nicht im Büro und kehre am TT.MM.JJJJ zurück“.
Anrede
Begrüßen Sie den Empfänger mit einem freundlichen „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Guten Tag“ und bedanken Sie sich bei ihm für seine Nachricht.
Informationen über die Abwesenheit
Informieren Sie den Empfänger darüber, wann Sie wieder am Arbeitsplatz erreichbar sein werden oder Ihr Unternehmen wieder geöffnet ist. Erwähnen Sie zudem, ob die Nachricht automatisch an eine Vertretung weitergeleitet wird oder ob sie bis zu Ihrer Rückkehr unbearbeitet bleibt. Gibt es eine Vertretung, sollten Sie dem Empfänger direkt die Kontaktdaten der entsprechenden Person nennen (Name, Telefonnummer, Mailadresse).
Auf eine Begründung Ihrer Abwesenheit (Urlaub, Krankheit, Kur, Überstundenabbau …) sollten Sie verzichten – ebenso auf die Angabe Ihrer (privaten) Handynummer für „dringende Anliegen“. Denn: Ob ein Anliegen dringend ist, entscheidet der Anrufer. Mit der gewünschten Ruhe im Urlaub könnte es also schnell vorbei sein.
Grußformel
Beenden Sie Ihre Abwesenheitsnotiz mit einem Dank für das Verständnis des Empfängers, einer passenden Grußformel (zum Beispiel „Freundliche Grüße“) sowie bestenfalls mit Ihrem üblichen E-Mail-Footer samt Ihren Kontaktdaten (Name, Position im Unternehmen, Telefonnummer, Mailadresse, gegebenenfalls Website).
Wichtig: Keine Werbung in der Abwesenheitsnotiz
Verzichten Sie in jedem Fall darauf, in Ihrer Abwesenheitsnotiz Werbung für Ihr Unternehmen zu machen – das ist nach einem Urteil des Bundesgerichtshofs seit dem Jahr 2015 verboten. Ein Verstoß dagegen kann eine Geldbuße nach sich ziehen.
Nach Ihrer Rückkehr: Deaktivierung der Abwesenheitsnotiz
Vergessen Sie nach Ihrer Rückkehr nicht, die Abwesenheitsnotiz wieder zu deaktivieren oder zu löschen.
Vorlagen für eine gute Abwesenheitsnotiz
Vorlage 1: Persönliche Abwesenheit
Betreff: Automatische Antwort: Ich bin nicht im Büro und kehre am TT.MM.JJJJ zurück
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin momentan nicht im Büro und kehre am TT.MM.JJJJ zurück. Während meiner Abwesenheit werden Ihre E-Mails nicht gelesen oder weitergeleitet. Ich melde mich aber umgehend nach meiner Rückkehr bei Ihnen.
In dringenden Fällen ist meine Kollegin Erika Mustermann unter (Telefonnummer) oder (E-Mail-Adresse) gerne für Sie da.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Freundliche Grüße
Max Mustermann
Mustermann GmbH
Mustermannstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: 01234 000-00
E-Mail: mustermann(at)mustermann.de
www.mustermann-im-web.de
Vorlage 2: Betriebsferien
Betreff: Automatische Antwort: Wir machen Betriebsferien und sind am TT.MM.JJJJ zurück
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Wir machen momentan Betriebsferien und sind deshalb vorübergehend nicht erreichbar. Ab dem TT.MM.JJJJ sind wir gerne wieder für Sie da.
Wir melden uns umgehend nach unserer Rückkehr bei Ihnen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis!
Freundliche Grüße
Max Mustermann
Mustermann GmbH
Mustermannstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: 01234 000-00
E-Mail: mustermann(at)mustermann.de
www.mustermann-im-web.de
Vorlage 3: Englische Abwesenheitsnotiz
Betreff: Automatic Reply: I’m out of office until TT.MM.JJJJ
Dear Sir or Madam,
thank you for your mail. I am currently out of office with no access to my e-mail account. I’ll be back in office on Monday, TT.MM.JJJJ and will respond to you as soon as possible.
In the meantime you can direct your urgent messages towards my colleague Erika Mustermann: (Telefon), (E-Mail-Adresse).
Please be aware that your mail will not be forwarded automatically.
Thank you very much for your understanding!
Best Wishes
Max Mustermann
Mustermann GmbH
Mustermannstraße 1
12345 Musterstadt
Telefon: 01234 000-00
E-Mail: mustermann(at)mustermann.de
www.mustermann-im-web.de
So richten Sie Ihre Abwesenheitsnotiz ein
Abwesenheitsnotiz bei Outlook Mail einrichten
Abwesenheitsnotiz bei Mozilla Thunderbird einrichten
Abwesenheitsnotiz bei T-Online einrichten
Abwesenheitsnotiz bei HCL Notes einrichten
Abwesenheitsnotiz bei Google Mail (Gmail) einrichten
Abwesenheitsnotiz bei web.de einrichten
Abwesenheitsnotiz bei GMX einrichten
