Pflichtangaben in Geschäftsbriefen

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Je nach Rechtsform sind für Unternehmen verschiedene Angaben in ihren Geschäftsbriefen Pflicht, ansonsten drohen Geldstrafen. Dabei ist es egal, ob das Schriftstück in einem Umschlag, als Fax oder per E-Mail rausgeht. Ein Wegweiser.

Was sind Geschäftsbriefe?
Nicht jedes Schreiben, das ein Unternehmen verschickt, ist im rechtlichen Sinne ein Geschäftsbrief. Als Geschäftsbriefe gelten alle schriftlichen Mitteilungen, die zum Zwecke der geschäftlichen Betätigung gegenüber Dritten erfolgen und an bestimmte Empfänger gerichtet sind. Darunter fallen etwa Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Vertragsannahmen, Quittungen, Bestellscheine, Rechnungen, Preislisten, Mängelrügen und Mitteilungen an Arbeitnehmer, wenn sie das Außenverhältnis betreffen (etwa eine Kündigung). Nicht als Geschäftsbriefe gelten hingegen unternehmensintern versendete Schreiben zwischen einzelnen Abteilungen, Büros, Filialen oder Niederlassungen, Mitteilungen, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung erfolgen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden (etwa Lieferscheine) sowie alle Nachrichten, die an einen unbestimmten Personenkreis gerichtet sind (zum Beispiel Werbeschriften). Welche Pflichtangaben ein Geschäftsbrief enthalten muss, hängt von der jeweiligen Rechtsform des Unternehmens ab.

Kleingewerbetreibende und Gesellschaften bürgerlichen Rechts
Nicht im Handelsregister eingetragene Kleingewerbetreibende – zu ihnen zählen auch gewerblich tätige Gesellschaften bürgerlichen Rechts (GbR) – müssen auf ihren Geschäftsbriefen ihren Familiennamen mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen sowie eine ladungsfähige Anschrift angeben. Gesellschaften bürgerlichen Rechts müssen die Familiennamen aller Gesellschafter mit mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen wiedergeben. Ein die Tätigkeit kennzeichnender Zusatz – eine sogenannte Geschäfts- oder Etablissementbezeichnung (etwa „Marco Meyer, IT-Service“) – ist erlaubt.

Eingetragene Kaufleute
Geschäftsbriefe von eingetragenen Kaufleuten müssen die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut sowie den Rechtsformzusatz „eingetragener Kaufmann“, „eingetragene Kauffrau“ oder eine Abkürzung dieser Bezeichnungen (zum Beispiel „e.K.“, „eK“, „e. Kfm.“, „e. Kfr.“) enthalten. Zudem müssen der Ort des Handelsniederlassung, das Registergericht und die Handelsregisternummer angegeben werden.

Offene Handelsgesellschaft (OHG), Kommanditgesellschaft (KG)
Offene Handelsgesellschaften und Kommanditgesellschaften müssen auf ihren Geschäftsbriefen die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, die jeweilige Rechtsform (hierbei sind auch die Abkürzungen OHG und KG erlaubt), den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregisternummer angeben.

GmbH und UG (haftungsbeschränkt)
Auf Geschäftsbriefen von Gesellschaften mit beschränkter Haftung und Unternehmergesellschaften (haftungsbeschränkt) müssen die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, die jeweilige Rechtsform (erlaubt sind auch die Abkürzungen GmbH und UG), der Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregisternummer wiedergegeben werden. Der Satzungssitz und der tatsächliche Sitz können auseinanderfallen. Auf den Geschäftsbriefen angegeben werden muss jedoch der Satzungssitz, denn beim Registergericht des Satzungssitzes wird die inländische Geschäftsanschrift hinterlegt. Zudem müssen alle Geschäftsführer und – sofern die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet und dieser einen Vorsitzenden hat – der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden.

Aktiengesellschaft
Aktiengesellschaften müssen die Firma in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, die Rechtsform (ausgeschrieben oder abgekürzt), den Sitz der Gesellschaft, das Registergericht und die Handelsregisternummer wiedergeben. Außerdem sind alle Vorstandsmitglieder sowie der Vorsitzende des Aufsichtsrats mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen anzugeben. Der Vorsitzende des Vorstands muss als Vorstandsvorsitzender bezeichnet werden.

GmbH & Co. KG, GmbH & Co. OHG
Bei einer Gesellschaft, bei der keine natürliche Person als persönlich haftender Gesellschafter beteiligt ist, sondern zum Beispiel eine GmbH, eine AG oder eine ausländische Gesellschaft mit beschränkter Haftung, sind auf den Geschäftsbriefen neben den für die OHG beziehungsweise KG vorgeschriebenen Angaben zusätzlich die für die persönlich haftende Gesellschafterin vorgeschriebenen Angaben aufzuführen.

Niederlassungen ausländischer Gesellschaften
Für den in Deutschland ausgehenden Schriftverkehr von Niederlassungen ausländischer Gesellschaften gelten die Vorschriften für inländische Gesellschaften. Zusätzlich muss das Registergericht der Niederlassung mit Handelsregisternummer angegeben werden. Bei nicht im deutschen Handelsregister eingetragenen Betriebsstätten sind die Registerangaben für die ausländische Gesellschaft selbst zu nennen.

Darstellung der Pflichtangaben
Üblicherweise werden die Pflichtangaben in der Fußzeile des Geschäftsbriefes abgedruckt. Konkrete Vorschriften hierfür gibt es jedoch nicht. In der grafischen Gestaltung des Geschäftspapiers ist das Unternehmen frei. Es empfiehlt sich, zudem Telefon- und Faxnummer, Mail-Adresse, Webseite und Bankverbindung anzugeben. Unternehmen, die die gesetzlichen Vorschriften nicht befolgen, riskieren ein Bußgeld von bis zu 5.000 Euro.