Fragen und Antworten zur E-Rechnung: Was kommt auf Unternehmen zu?

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem vorgegebenen Datenformat: Sie ist maschinenlesbar – wird also in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt sowie empfangen und muss die automatisierte Weiterverarbeitung ermöglichen. Auf diese Weise können die Rechnungsdaten direkt in der Buchhaltungssoftware des Empfängers verarbeitet werden, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist. Bislang galten auch PDF-Dateien, die ein Unternehmen erstellt und dann per E-Mail verschickt hat, als elektronische Rechnungen. Das ändert sich zum 1. Januar 2025.

Die neuen Regelungen zur E-Rechnung treten im Rahmen des Wachstumschancengesetzes in Kraft. Sie gelten für im Inland steuerbare Umsätze, wenn es sich bei den Beteiligten um in Deutschland ansässige Unternehmen handelt (sogenannte B2B-Umsätze im Inland). Erforderlich ist die E-Rechnung also ausschließlich für Transaktionen zwischen Unternehmen, nicht aber zwischen Betrieben und Privatpersonen.

Mit der E-Rechnung soll das Prüfen, Verarbeiten und Begleichen von Rechnungen künftig deutlicher weniger Zeit in Anspruch nehmen. Außerdem sollen Fehler bei der Datenübermittlung vermieden werden. Zudem stellt das strukturierte Format sicher, dass die digitalen Rechnungsdaten ohne Medienbruch – also ohne manuelle Übertragung, zusätzliche Fehlerquellen einer automatisierten Texterkennungs-Software (auch OCR-Software genannt) oder Verlust von Informationen – weiterverarbeitet werden können.

Ja, sie müssen sich dabei aber an die europäische Norm EN16931 halten, die den Standard für die Erstellung und Verarbeitung von E-Rechnungen festlegt. Daher ist eine PDF-Datei keine gültige E-Rechnung, da sie keine strukturierten Daten enthält, sondern eine Bilddatei ist. Es gibt jedoch hybride Formate wie das „ZUGFeRD“-Format, das sowohl strukturierte Daten als auch ein PDF/A-3 enthält. Ab Version 2.0.1 beruht das „ZUGFeRD“-Format auf der EN-Norm und wird von der Finanzverwaltung anerkannt.

Dafür gibt es kein festgelegtes Verfahren: Die Rechnungen können etwa per E-Mail, über Apps oder Portale übermittelt werden. Wichtig ist, dass die strukturierten Daten revisionssicher gespeichert werden müssen. Steuerrechtlich müssen Belege und Aufzeichnungen zehn Jahre lang sicher und unveränderbar aufbewahrt werden, sodass Änderungen an den Dokumenten nachvollziehbar bleiben. Dafür reicht es nicht, die Daten auf einer Festplatte oder einem Server abzuspeichern. Vielmehr müssen Betriebe ein geschütztes Dokumentenmanagementsystem einrichten. Hierfür gibt es auf dem Markt verschiedene Lösungen für unterschiedliche Bedürfnisse.

Die Hersteller neuer Rechnungsstellungsprogramme müssen sich an die EU-Norm halten, die den Standard für die E-Rechnung festlegt. Auf diese Weise wird die Kompatibilität der Softwarelösungen verschiedener Anbieter gesichert. Es gibt technische Unterschiede in den Standards wie „ZUGFeRD“ und „XRechnung“, die beide der EU-Norm entsprechen und daher von der Finanzverwaltung anerkannt werden. Viele Rechnungsprogramme unterstützen schon heute mehrere Standards.

Die Zahlungsweise bleibt flexibel und ist jedem selbst überlassen. E-Rechnungen können sowohl automatisiert als auch manuell, beispielsweise über einen Überweisungsträger bei der Bank oder Online-Banking, beglichen werden.

Eine besondere Herausforderung der Umstellung auf die E-Rechnung ist für viele kleine und mittlere Unternehmen im ersten Schritt, sich mit dem Thema und den Abläufen im Unternehmen zu befassen. Welche Software ist bereits vorhanden? Kann sie angepasst werden? Steht der Wechsel auf eine neue Software an und was wird konkret gebraucht? Einfache Textverarbeitungsprogramme reichen nicht mehr. Auch die Einführung und die Datenpflege braucht Zeit. Langfristig wird den Betrieben aber deutlich mehr Effizienz ermöglicht: Durch die automatisierte Rechnungsstellung und -verarbeitung spart die Finanzbuchhaltung Zeit, Personal und somit auch Kosten.

Ja. Bis zum 31.12.2026 sind Papier- und PDF-Rechnungen für Leistungen in den Jahren 2025 und 2026 noch erlaubt, sofern der Rechnungsempfänger diesem Verfahren zustimmt. Bis zum 31.12.2027 gilt dies auch für Leistungen im Jahr 2027, sofern der Vorjahresumsatz des Rechnungsstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.

Europaweit sind einige Staaten wie Italien bei der Einführung der E-Rechnung schon weiter. Die EU-Kommission hat diese Entwicklungen erkannt und einen Richtlinienvorschlag für die Einführung der E-Rechnung für grenzüberschreitende Umsätze innerhalb der EU vorgelegt. Es ist davon auszugehen, dass auf dieser Basis die E-Rechnung bis Ende des Jahrzehnts in allen EU-Mitgliedstaaten verpflichtend wird.