Forderungsmanagement

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Wenn ein Kunde nicht zahlt, kann das auch für ein eigentlich gesundes Unternehmen existenzbedrohend sein. Abhilfe schafft ein konsequentes Forderungsmanagement. Mit diesen Maßnahmen können Firmen ihre Außenstände verringern.

Bonität des Kunden prüfen
Verschaffen Sie sich Informationen über die Bonität des Kunden. Dies gilt insbesondere für Neukunden. Neben der eigenen Recherche – etwa im Internet oder im Handelsregister – kann dabei auch auf die kostenpflichtigen Dienste von externen Dienstleistern wie der Schufa oder Wirtschaftsauskunfteien zurückgegriffen werden. Beobachten Sie bei Bestandskunden gegebenenfalls Veränderungen im Zahlungs- oder Bestellverhalten. Auch sie können Hinweise auf eine Verschlechterung der Bonität geben.

Persönliche Beziehung aufbauen
Bauen Sie eine persönliche Geschäftsbeziehung zum Kunden auf. Dadurch wird es Ihrem Kunden schwerer fallen, fällige Forderungen nicht zu begleichen. Bei Zahlungsschwierigkeiten erleichtert ein Vertrauensverhältnis zudem konstruktive Lösungen – etwa die Zahlung in mehreren Raten.

Rechnungen zeitnah schreiben
Stellen Sie Ihre erbrachten Leistungen zeitnah, am besten unmittelbar nach der Ausführung, in Rechnung. Achten Sie darauf, dass die Rechnung korrekt und vollständig ist. Fehler oder Ungenauigkeiten können von unwilligen Kunden genutzt werden, um die Zahlung zu verzögern oder zu verweigern. Nennen Sie einen konkreten Zahlungstemin als Zahlungsziel.  Bei neuen oder unzuverlässigen Kunden kann es ratsam sein, direkt bei Lieferung zu kassieren.

Anreize schaffen
Machen Sie Ihrem Kunden die Zahlung so einfach wie möglich. Fügen Sie Ihrer Rechnung etwa ein vorausgefülltes Überweisungsformular bei, das der Kunde nur noch mit seiner Bankverbindung ergänzen und unterschreiben muss. Stammkunden können Sie ein Lastschriftverfahren anbieten. Dabei erlaubt der Kunde Ihrer Bank, Forderungen via Bankeinzug oder Abbuchungsauftrag automatisch einzuziehen. Möglich sind auch Skontoangebote: Hier erhält der Kunde einen Preisnachlass auf den Rechnungsbetrag, wenn dieser innerhalb einer bestimmten Frist beglichen wird (zum Beispiel drei Prozent bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen).

Erinnerungsschreiben versenden
Behalten Sie die vereinbarten Zahlungstermine und Zahlungsziele  stets im Blick. Falls eine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt wird, forschen Sie nach, ob es zu Reklamationen kam oder wann die Rechnung versandt wurde. Erst danach sollten Sie den Kunden freundlich, aber bestimmt mit einem Schreiben an die fällige Zahlung erinnern. Zweckmäßig ist es, diesem Schreiben eine Kopie der Rechnung beizulegen. Mit ihr kann der Kunde die Rechnung begleichen, sollte er sie nie erhalten oder verlegt haben. Eine Fristsetzung ist noch nicht erforderlich; es genügt, wenn der Gläubiger eindeutig zum Ausdruck bringt, dass er die geschuldete Geldsumme verlangt.

Weiteres Mahnschreiben
Geht trotz Zahlungserinnerung innerhalb der nächsten 10 bis 14 Tage kein Geld ein, empfiehlt sich eine zweite Mahnung. Dieses Schreiben wird im Allgemeinen etwas deutlicher formuliert und enthält eine Zahlungsfrist von beispielsweise 10 oder 14 Tagen. Bei Bedarf oder langjährigen Geschäftsbeziehungen kann auch ein drittes Mahnschreiben folgen. Falls dennoch keine Zahlung erfolgt, bleibt als nächster Schritt die Möglichkeit, sich Hilfe durch ein Inkassobüro zu holen.

Gerichtliches Mahnverfahren
Hat das außergerichtliche Mahnverfahren keinen Erfolg, kann ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Es hat den Vorteil, schneller und kostengünstiger als eine Klage zu sein. Das Gericht prüft nicht, ob die Forderung des Gläubigers wirklich besteht, sondern der Schuldner muss Einwände gegen die Forderung bei Gericht erheben. In Baden-Württemberg ist das Amtsgericht Stuttgart, und dort die Mahnabteilung, für das gesamte Bundesland zuständig. Um ein Mahnverfahren in Gang zu setzten, muss das hierfür vorgesehene offizielle Formular ausgefüllt werden. Dieses gibt es zum Beispiel online auf der Website der Mahngerichte.