Aufbewahrungspflicht für Betriebe: Welche Unterlagen – und wie lange?

Die gesetzliche Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist jeder, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch dazu verpflichtet, seine Steuerunterlagen aufzubewahren. 

Auch Gewerbetreibende, die ihren Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermitteln, müssen diese Einnahmenüberschussrechnung sowie die Belege, die der Gewinnermittlung zugrunde liegen, grundsätzlich aufbewahren. Die Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht einschließlich der Aufbewahrungspflicht bezieht sich hierbei (auch bei mehreren Mitunternehmern) auf den einzelnen Betrieb, bei dem die gesetzlichen Merkmale zutreffen.

Dies hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Bei Einzelunternehmen ist der Geschäftsinhaber zur Aufbewahrung der Unterlagen verpflichtet, bei (atypisch) stillen Gesellschaften nur der Inhaber des Handelsgeschäftes. Bei der GbR und OHG betrifft die Aufbewahrungspflicht die Gesellschafter, bei der KG die persönlich haftenden und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter. Bei der AG sowie bei Vereinen, Stiftungen und Genossenschaften gilt die Aufbewahrungspflicht für die Vorstände, bei der GmbH und UG (haftungsbeschränkt) für den oder die Geschäftsführer.

Aus steuerrechtlichen Gründen müssen alle Geschäftsunterlagen aufbewahrt werden, die zum Verständnis und zur Überprüfung der gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen von Bedeutung sind. Nach § 147 Abs. 1 AO (Abgabenordnung) sind dies Bücher (bei Kaufleuten Handelsbücher) und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse (bestehend aus der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung), Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen. 

Ebenfalls aufzubewahren sind empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe, Buchungsbelege, Unterlagen, die nach den Vorschriften über das Zollverfahren erforderlich sind (Artikel 15, Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex), sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Zu den (Handels-)Büchern und Aufzeichnungen gehören Grundbuch sowie Haupt- und Nebenbücher, wobei Letztere bei der doppelten Buchführung in Form von Konten geführt werden. Bei der Offene-Posten-Buchhaltung ersetzen Belege die sonst zu führenden Konten. Hierbei kommt es nur darauf an, ob die Bücher für die Besteuerung von Bedeutung sind. 

Inventare sind Aufzeichnungen über die körperliche und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden. Je nach Art und angewandtem Verfahren müssen zusätzlich Inventuranweisungen, Verfahrensbeschreibungen oder ähnliche Aufzeichnungen aufbewahrt werden. Nach Abgabenordnung (AO) und Handelsgesetzbuch (HGB) sind die Arbeitsanweisungen und Organisationsvorschriften aufzubewahren, die zum Verständnis der Bücher etc. notwendig sind. Hierunter fallen auch Unterlagen, die die Technik eines DV-Buchführungssystems erläutern.

Geschäftsbriefe sind alle schriftlichen Mitteilungen im geschäftlichen Bereich, die im Namen der Gesellschaft bzw. an sie verfasst und individuell adressiert sind. Unter den Begriff des Geschäftsbriefes fallen neben Briefen im postalischen Sinne auch Postkarten, Verkaufsprospekte, Rechnungen, Quittungen, Lieferscheine, Auftrags- und Empfangsbestätigungen. Dagegen sind reine Werbebriefe, öffentliche Bekanntmachungen, Anzeigen und Mitteilungen, die für einen größeren unbestimmten Personenkreis bestimmt sind, keine Geschäftsbriefe. 

Der Begriff des Handelsbriefes kommt nur bei Kaufleuten vor und ist daher enger als der Begriff des Geschäftsbriefes. Handelsbriefe sind nach der Legaldefinition des § 257 Abs. 2 HGB Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen. Die Schriftstücke müssen dessen Vorbereitung, Abschluss, Durchführung oder Rückgängigmachung zum Gegenstand haben.

Buchungsbelege haben die Funktion, nachzuweisen, dass einem gebuchten Sachverhalt auch ein tatsächlich existierender Vorgang zugrunde liegt. Dabei sind alle Sachverhalte buchungspflichtig, die eine Auswirkung auf die Vermögens-, Finanz- oder Ertragslage des Unternehmens haben. Oft sind externe Buchungsbelege zugleich auch Geschäftsbriefe.

Sonstige Unterlagen sind beispielsweise Kalkulationsunterlagen, Ausfuhrbelege oder Bewertungen von Eigenleistungen. Ihre Bedeutung für die Besteuerung ist im Einzelfall zu prüfen.

Speziell geregelt ist in § 14b UStG (Umsatzsteuergesetz) die Aufbewahrung von Rechnungen. Danach hat ein Unternehmer ein Doppel der Rechnungen, die er selbst oder ein Dritter in seinem Namen und auf seine Rechnung ausgestellt hat, sowie alle Rechnungen, die er erhalten oder die ein Leistungsempfänger (oder in dessen Namen und auf dessen Rechnung ein Dritter) ausgestellt hat, aufzubewahren. Dies gilt auch in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den letzten Abnehmer bzw. den Leistungsempfänger verlagert ist.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind betriebsinterne Aufzeichnungen, wie Kalender, Arbeits- und Fahrberichte. Diese Papiere können zeitnah vernichtet werden und müssen dem Außenprüfer oder Steuerfahnder auch nicht vorgelegt werden.

Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventare, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz und Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung beizufügen sind (sofern die Zollbe-
hörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben), beträgt zehn Jahre.

Die Frist zur Aufbewahrung für Buchungsbelege (wie Rechnungen und Kostenbelege) wurde zum Beginn des Jahres 2025 von zehn Jahren auf acht Jahre verkürzt. Diese kürzere Aufbewahrungsfrist gilt für alle Buchungsbelege, deren Aufbewahrungsfrist zu Beginn des Jahres 2025 noch nicht abgelaufen ist.

Alle anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden. 

Die Frist beginnt stets mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die letzten Eintragungen, Änderungen oder Handlungen in den jeweiligen Unterlagen vorgenommen wurden beziehungsweise Handelsbriefe empfangen oder abgesandt worden sind. Bei Vertragsunterlagen beginnt die Frist nach Ablauf des Vertrages.

Besondere Aufbewahrungsfristen gelten für Steuerpflichtige mit Beziehungen zu Drittstaat-Gesellschaften sowie für Steuerpflichtige mit Überschusseinkünften von mehr als 500.000 Euro (ab 2027: 750.000 Euro) im Kalenderjahr (§ 147a AO).

Ja, das ist der Fall, wenn die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (nach Ablauf der Festsetzungsfrist ist eine Steuerfestsetzung sowie ihre Aufhebung oder Änderung nicht mehr zulässig). Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, etwa durch einen Einspruch, eine Betriebsprüfung oder eine spätere Abgabe der Steuererklärung.

Nachfolgende Sachverhalte verdeutlichen Fälle, in denen sich die Aufbewahrungsfristen verlängern:

• eine begonnene Außenprüfung
• eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO)
• anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen
• ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
• zur Begründung von Anträgen an das Finanzamt durch den Steuerpflichtigen.

Achtung: Dieser Leitfaden behandelt lediglich die generellen Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht. Zur Abwehr/Durchsetzung von zivil-/öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall eine längere Aufbewahrung zweckmäßig sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe, Branchen und Tätigkeiten, wie zum Beispiel Finanzinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute, sind nicht berücksichtigt. Besonderheiten können sich zudem aus dem Steuerstrafrecht ergeben.

Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen sowie die nach den Vorschriften über das Zollverfahren erforderlichen Unterlagen – letztere jedoch beschränkt auf amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterschreibende, nicht förmliche Präferenznachweise – sind im Original aufzubewahren.

Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt. 

Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen reicht die inhaltliche Wiedergabe aus.

Werden die Unterlagen in elektronischer Form aufbewahrt, müssen die seit 2019 gültigen und im März 2024 aktualisierten „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) der Finanzverwaltung beachtet werden.

Achtung: Unterlagen, die steuerlich relevant und zugleich originär digital sind, müssen in dieser (elektronischen) Form aufbewahrt werden - und dürfen innerhalb der Aufbewahrungsfrist weder verändert noch gelöscht werden. Außerdem müssen sie maschinell ausgewertet werden können. Dies bedeutet, dass für steuerlich relevante, originär digitale Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier oder die inhaltliche Wiedergabe auf einem beliebigen Datenträger für sich allein nicht mehr ausreicht.

Aufbewahrung im Original
Die Aufbewahrung im Original muss gesichert und geordnet erfolgen. Eine gesicherte Aufbewahrung bedeutet, dass der Raum oder das Gebäude, in dem die Unterlagen aufbewahrt werden, vor Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Insbesondere muss auch gewährleistet sein, dass die Schrift auf dem verwendeten Papier nicht verblasst (Problemfall Thermopapier: Rechnungen auf Thermopapier haben häufig den Nachteil, dass die Schrift über die Jahre verblasst und nicht mehr lesbar ist. Deshalb sind diese Rechnungen zeitnah auf normales Papier zu kopieren und die Kopie zur Originalrechnung zu heften). Die geordnete Aufbewahrung erfordert, dass ein sachverständiger Dritter die Unterlagen in angemessener Zeit prüfen können muss. Hierzu kann beispielsweise ein Regelwerk dienen, in dem unter anderem festgelegt wird, welche Unterlagen nach welchen Ordnungskriterien archiviert werden und wer dafür verantwortlich ist.

Bildliche Wiedergabe
Die bildliche Wiedergabe erfordert die originalgetreue Übertragung des Bildes auf das Speichermedium sowie die gesicherte und geordnete Aufbewahrung der Speichermedien und eine lesbare bildliche Wiedergabe bei Bedarf. Dabei kann die bildliche Wiedergabe auch kleinformatiger wiederhergestellt werden. Sie muss allerdings alle auf dem Original angebrachten Sicht-, Kontroll- und Bearbeitungsvermerke enthalten.

Im Einzelfall kann auch der Farbe Beweiskraft zukommen, zum Beispiel bei einer Rechnung, wenn allein die Farbe beweist, dass es sich dabei um das Original und nicht um den Durchschlag handelt.

Achtung: Für Ausfuhrbelege, bei denen die Originale mit Dienststempelabdrucken versehen sind, wird eine Aufbewahrung im Original verlangt, da nach Auffassung der Finanzverwaltung die originalgetreue Wiedergabe technisch nicht darstellbar ist. Dies gilt auch für Stempelabdrücke, die keine speziellen Pigmentierungen enthalten. Details regelt eine im Einvernehmen mit dem Bundesfinanzministerium und den obersten Finanzbehörden der Länder veröffentlichte Verfügung der Oberfinanzdirektion Koblenz vom 7. Mai 2007 (Az. S 7134 A – St 44 2).

Auch bei Eingangsrechnungen, aus denen Vorsteuer geltend gemacht wird, kann eine Aufbewahrung im Original zu empfehlen sein. Denn für den Vorsteuerabzug muss dem geltend machenden Unternehmer die Originalrechnung vorgelegen haben und dafür trägt er auch die objektive Beweislast. Im Einzelfall kann der Nachweis schwierig sein; mit Aufbewahrung des Originals ist dieses Risiko ausgeschlossen.

Inhaltliche Wiedergabe
Die inhaltliche Wiedergabe erfordert, dass die aufzubewahrenden Informationen vollständig und richtig auf das Speichermedium übernommen werden, dass der Inhalt während der Aufbewahrung nicht verändert wird und dass die Wiedergabe während der Aufbewahrungsfrist möglich ist.

Beweiskraft
Als Unternehmer sollten Sie sich vor Vernichtung der Originalunterlagen immer fragen, ob eine Aufbewahrung im Original aus Beweisgründen notwendig ist. Insbesondere gilt dies für Rechnungen, die zur Geltendmachung des Vorsteuerabzugs notwendig sind. Dafür muss die Rechnung entweder in Papierform vorliegen oder – wenn sie mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt wurde - elektronisch aufbewahrt werden. In jedem Fall müssen "die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet" sein. Dies kann durch eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine Übermittlung per elektronischen Datenaustausch (EDI) erreicht werden, aber auch "durch ein innerbetriebliches Kontrollverfahren das einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen kann". Nur in diesen Fällen ist der Tatbestand einer ordnungsgemäßen Rechnung erfüllt. 

Die Aufbewahrung des Originals kann auch aus Gründen der Beweiserheblichkeit im Prozess notwendig sein. Dies ist beispielsweise dann der Fall, wenn ein Rechtsanspruch nur durch das Original zu beweisen ist (z. B. bei Vollmachten, Wertpapieren).

Grundsätzlich genügt die Möglichkeit der bildlichen Wiedergabe zur Beweissicherung. Sie unterliegt der freien richterlichen Beweiswürdigung. Als Urkundenbeweise gelten nur schriftliche Äußerungen. Opto-elektronisch gespeicherte Daten gelten deshalb vor Gericht nicht als Urkunden im Sinne der Zivilprozessordnung. Ihnen fehlt die für Urkunden erforderliche Schriftlichkeit, da bei diesen Speichermedien Belege digital aufgezeichnet werden und sie deshalb nur maschinell darstellbar sind.

Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) sind die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Belege grundsätzlich in Deutschland aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen bestimmten Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Zeit vorgelegt werden können. Gemäß § 146 Abs. 2a AO können Bücher, digitale Rechnungen und sonstige elektronische Aufzeichnungen auch elektronisch geführt und aufbewahrt werden – jedoch nur unter den dort genannten Voraussetzungen.

Hinsichtlich der Aufbewahrung von Rechnungen ist zu beachten, dass im Inland ansässige Unternehmer alle Rechnungen im Inland aufzubewahren haben. Handelt es sich allerdings um eine elektronische Aufbewahrung, die eine vollständige Fernabfrage der betreffenden Daten gewährleistet, darf der Unternehmer die Rechnungen auch im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahren. Es ist jedoch dem Finanzamt mitzuteilen, wenn die Rechnungen nicht im Inland aufbewahrt werden.

Seit 1. Januar 2023 ist es auf schriftlichen oder elektronischen Antrag gem. § 146 Abs. 2b AO unter den genannten Voraussetzungen (unter anderem Mitteilung des Standortes, Gewährleistung des Datenzugriffs) auch möglich, elektronische Bücher und Aufzeichnungen in einem oder mehreren Drittstaaten zu führen und aufzubewahren.

Bei digitalen Daten hat die Finanzbehörde das Recht, im Rahmen einer Außenprüfung Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und das Datenverarbeitungssystem zur Prüfung der Unterlagen zu nutzen. Digitale Daten müssen auswertbar sein, die Vorlage von ausgedruckten Papierbelegen ist nicht möglich. 

Für Daten, deren Aufbewahrungsfrist ab dem 1. Januar 2020 beginnt, gilt: bei einem Wechsel des Datenverarbeitungssystems oder einer Datenauslagerung in ein anderes Land ist es ausreichend, wenn die bisherigen Systeme über einen Zeitraum von nunmehr fünf Jahren vorgehalten werden.

Werden die Aufbewahrungspflichten nicht eingehalten und entspricht die Buchführung damit nicht den §§ 140 bis 148 AO, so ist die Finanzbehörde berechtigt, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen. Je nach Einzelfall kann die Verletzung der Aufbewahrungspflicht als Steuerhinterziehung (gem. § 370 AO) oder fahrlässige Steuerverkürzung (gem. § 378 AO) strafbar sein.

Zudem kann das Finanzamt auch ein Verzögerungsgeld von mind. 2.500 Euro festsetzen, wenn der Steuerpflichtige seinen Pflichten zur Vorlage von Belegen bzw. der Einräumung eines Datenzugriffs im Rahmen der Außenprüfung nicht nachkommt oder die elektronische Buchführung ohne Genehmigung in einen Drittstaat verlagert.

Werden durch höhere Gewalt, zum Beispiel Hochwasser, Feuer oder sonstige Katastrophen, Unterlagen vernichtet, dürfen Ihnen diese Folgen grundsätzlich nicht angelastet werden.