Laufender Betrieb eines Vereins

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Nicht nur bei der Gründung eines Vereins müssen rechtliche Aspekte berücksichtigt werden, sondern auch während des Betriebs eines Vereins.

Die Mitgliederversammlung

Bei Mitgliederversammlungen kommen die Mitglieder eines Vereis zusammen und entscheiden über die Vereinsangelegenheiten. Nach dem Gesetzt hat eine Mitgliederversammlung folgende Aufgaben zu erfüllen:

  • die Bestellung des Vorstands (§ 27 Absatz 1 BGB),
  • die Änderung der Vereinssatzung (§ 33 BGB) und
  • die Auflösung des Vereins (§ 41 BGB).

Selbstverständlich werden bei einer Mitgliederversammlung durch Beschlüsse noch weitere Entscheidungen über die Belange eines Vereins gefällt. Beschlüsse können auch außerhalb von Mitgliedsversammlungen getroffen werden, wenn die Satzung nichts Gegenteiliges enthält, jedoch muss dann eine Beschlussentscheidung einstimmig erfolgen und die Zustimmungen schriftlich oder auf elektronischen Wege eingeholt werden.

Einberufung einer Mitgliederversammlung

Der Vorstand hat in der Regel die Aufgabe eine Mitgliedsversammlung einzuberufen, sofern die Satzung nichts Gegenteiliges beinhaltet. Die Voraussetzungen der Einladung wie zum Beispiel die Anzahl der abzuhaltenden Mitgliederversammlungen oder Form und Fristen der Einladung legt bei einem eingetragenen Verein die Satzung fest. In jedem Fall muss Ort und Zeit der Versammlung in der Einladung enthalten sein. Des Weiteren müssen die Beschlussgegenstände (Tagesordnungspunkte) der Versammlung in der Einladung genannt werden.

Eine außerordentliche Mitgliederversammlung kann ausgerufen werden, wenn im Interesse des Vereins grundlegende Entscheidungen zu treffen sind. Auch die Mitglieder eines Vereins können schriftlich und unter Angabe eines Zwecks und Grundes eine Einberufung einer außerordentlichen Mitgliederversammlung verlangen. Dieses sogenannte Minderheitsrecht kann nicht durch die Vereinssatzung untersagt werden. Weiterführende Informationen zu diesem Thema finden Sie im Leitfaden Vereinsrecht.

Durchführung einer Mitgliederversammlung

Mitgliederversammlungen sind so durchzuführen, dass Vereinsaufgaben sachgerecht erledigt und insbesondere Beschlüsse ordnungsgemäß gefasst werden können. Sofern die Satzung keine andere Regelung vorsieht, hat der Vorstand die Leitung der Mitgliederversammlung inne. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen dazu, wie Beratungen und Beschlussfassungen auf Mitgliederversammlungen ablaufen müssen, daher können Vereine in der Satzung Einzelheiten dazu festlegen. Wenn die Satzung solche Bestimmungen nicht enthält, dann entscheidet die Mitgliederversammlung oder die Person, die die Versammlung leitet, über die Art und Weise der Beratung und der Beschlussfassung.

Wenn ein Beschlussverfahren durch die Satzung vorgegeben ist, dann ist dieses bindend.
Das Vereinsrecht stellt keine besonderen Anforderungen an die Beschlussfähigkeit der Mitgliederversammlung. Beschlussfähig ist die Mitgliederversammlung, wenn wenigstens ein Mitglied erschienen ist, das Beschlüsse fassen kann. Daher empfiehlt es sich, in der Vereinssatzung besondere Anforderungen an die Beschlussfähigkeit fest zu legen, insbesondere für Entscheidungen, die für den Verein wichtig sind.

Aufgaben des Versammlungsleiters:

  • Festlegung und Reihenfolge der Tagesordnung
  • Aufruf der Tagesordnungspunkte zur Aussprache und Beschlussfassung
  • Ergreifung von Ordnungsmaßnahmen zur ordnungsgemäßen Durchführung der Mitgliederversammlung
  • Redezeiten der Mitglieder einschränken und entziehen
  • Mitglieder von der Versammlung ausschließen, wenn dies erforderlich ist

Beschlussfassung durch die Mitgliederversammlung

Die Mitgliedversammlung entscheidet grundsätzlich nach Beschluss. Falls die Satzung des Vereins nichts Abweichendes bestimmt, hat jedes Mitglied eine Stimme und muss diese persönlich abgeben. Das Stimmrecht kann nur auf eine andere Person übertragen werden, wenn die Vereinssatzung dies zulässt. Je nach Abstimmungsvorhaben schreibt das BGB bestimmte Mehrheitsverhältnisse vor, sofern die Satzung keine abweichende Mehrheitserfordernisse bestimmt:

Angelegenheiten des Vereins werden nach §32 BGB durch die Mehrheit der Abgegebenen Stimmen beschlossen, Enthaltungen werden bei der Mehrheitsermittlung nicht berücksichtigt.

Satzungsändernde Beschlüsse bedürfen einer Mehrheit von drei Viertel der abgegebenen Stimmen, nach § 33. Eine Satzungsänderung ist jedoch erst wirksam, wenn diese nach §71 BGB in das Vereinsregestier eingetragen ist. Die Eintragung der Satzungsänderung muss vom Vorstand angemeldet werden.

Auflösung eines Vereins kann nach §41 BGB nur bei einer Mehrheit von drei Viertel der abgegebenen Stimmen beschlossen werden.

Änderung des Vereinszwecks stellt die höchste Anforderung an eine Mehrheit nach § 33 BGB dar, da diese Einstimmig erfolgen muss. Zudem sind die Zustimmungen der nicht erschienen Mitglieder schriftlich einzuholen.

Die Satzung eines Vereins legt fest, in welcher Form Beschlüsse festgehalten werden müssen. Es empfiehlt sich, dass ein Beschlussprotokoll geschrieben wird, in dem mindestens:

  • die Zahl der erschienenen Mitglieder
  • die Feststellung der Beschlussfähigkeit
  • die gestellten Anträge
  • die Art der Abstimmung
  • das genaue Abstimmungsergebnis

Auch sollte festgelegt werden, von wem das Beschlussprotokoll zu unterzeichnen ist. Durch diese Maßnahmen kann das Registergericht prüfen, ob ein Beschluss ordnungsgemäß zu Stande gekommen ist. Im Allgemeinen ist es zu empfehlen, dass nicht nur ein Beschlussprotokoll geschrieben wird, sondern ein Protokoll für die gesamte Mitgliederversammlung, welches die Beschlüsse der Versammlung natürlich beinhaltet. Weitere Informationen zur Erstellung eines Protokolls finden Sie unter dem Punkt „Das Protokoll“.

Vorstand

Jeder Verein muss einen Vorstand haben. Dieser Vorstand kann aus einer oder mehreren Personen bestehen. Oft besteht der Vorstand aus mehreren Personen, denn so können sich diese wechselseitig beraten und kontrollieren. In das Vereinsregister werden nach § 64 BGB die Mitglieder des Vorstands und ihre Vertretungsmacht eingetragen.

Bestellung des Vorstands

Das Amt eines Vorstandsmitglieds wird durch die sogenannte „Bestellung“ begründet. Diese erfolgt nach § 27 Absatz 1 BGB grundsätzlich durch die Mitgliederversammlung. Damit ein Vorstand bestellt werden kann, bedarf es zwei Voraussetzungen. Zum einen ist eine Entscheidung des zuständigen Bestellungsorgans notwendig, meist in Form eines Bestellungsbeschlusses der Mitgliederversammlung. Zum anderen muss eine Bestellungserklärung erfolgen, die dem gewählten zugehen muss und angenommen werden muss. Das Vorstandsamt ist mit erheblichen Pflichten verbunden, daher muss die gewählte Person die Wahl auch annehmen. Grundsätzlich kann das Vorstandsamt auch von vereinsexternen Personen ausgeführt werden, daher empfiehlt es in der Vereinssatzung zu bestimmen, dass nur Vereinsmitglieder zum Vorstand gewählt werden können.

Nach § 27 Absatz 3 Satz 2 BGB übt ein Vorstandsmitglied sein Amt unentgeltlich aus. Soll die Tätigkeit eines Vorstandsmitglieds vergütet werden, muss dies durch die Satzung gestattet werden. Nur dann darf der Verein mit dem Vorstandsmitglied einen Anstellungsvertrag schließen, indem eine Vergütung vereinbart wird. Zuständig für den Abschluss eines Anstellungsvertrages mit einem Vorstandsmitglied ist die Mitgliederversammlung, sofern in der Satzung nichts anderes vermerkt ist. In der Regel handelt es sich bei dem Anstellungsvertrag mit einem Vorstandsmitglied um einen Dienstvertrag, für den keine Formvorschriften bestehen. Aus Beweisgründen ist es jedoch zweckmäßig, einen schriftlichen Anstellungsvertrag anzufertigen, wobei für den Verein die durch die Mitgliederversammlung beauftragten Personen unterzeichnen.

Aufgaben und Tätigkeit des Vorstandes

Die Vorstandsmitglieder werden durch ihre Bestellung verpflichtet, die dem Vorstand übertragenen Geschäfte zu führen und den Verein zu vertreten. Dabei ist er an die Weisungen der Mitgliederversammlung gebunden. Von Gesetzes wegen hat der Vorstand neben der Geschäftsführung noch folgende Aufgaben:

  • ausführen von wirksamen Beschlüssen der Mitgliederversammlung
  • Vertretungsorgan des Vereins (gerichtlich und außergerichtlich)
  • Rechnungslegungspflicht gegenüber der Mitgliederversammlung
  • Anmeldung des Vereins zum Vereinsregister
  • Anmeldung von Satzungs- und Vorstandsänderungen
  • Bescheinigung der Vereinsmitglieder auf Anfrage des Registergerichts
  • Beantragung des Insolvenzverfahrens
  • Liquidatoren in das Vereinsregister eintragen lassen

Neben den vom Gesetz vorgesehenen Aufgaben eines Vorstands ergeben sich noch weiter Aufgaben bei der alltäglichen Vereinsarbeit, bspw.:

  • Leitung des Vereins
  • Ziele festlegen
  • Erstellung eines Haushaltsplans
  • Verwaltung der Vereinskasse
  • Kalkulation der Mitgliedsbeiträge
  • Aufgaben verteilen und kontrollieren
  • Planung der Aufbau- und Ablauforganisation
  • Abwicklung vereinsinterner Prozesse
  • Strategische Weiterentwicklung des Vereins
  • Mitgliedermanagement
  • Interessentenmanagement

Die Arbeit eines Vereinsvorstands ist vielfältig und umfangreich und sollte nicht als eine Einzelkämpferaufgabe aufgefasst werden. Daher sollten die Aufgaben auf mehrere Personen verteilt werden. Dabei kann eine Aufbauorganisation oder eine IMV Matrix helfen (siehe strategisches Vereinsmanagement). Gerade bei größeren Vereinen kann es sinnvoll sein, neben dem Vorstand weitere Vertreter für den Verein zu bestimmen, sogenannte „Besondere Vertreter“. Dies kann nach § 30 BGB durch die Satzung festgelegt werden. Ausführlicherer Informationen zu Besonderen Vertretern können dem „Leitfaden zum Vereinsrecht“ vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz entnehmen.

Haftung des Vorstandes

Zusätzlich zu den zuvor genannten Aufgaben und Pflichten des Vorstandes besteht bei schuldhafter Pflichtverletzung eine Schadenersatzpflicht des Vorstandes gegenüber des Vereins nach § 280 BGB. Schuldhaft handelt ein Vorstandsmitglied, wenn nicht nur vorsätzlich, sondern auch jede Form von fahrlässigem Fehlverhalten an den Tag gelegt wird.

Hier muss jedoch ein ABER angebracht werden, denn das Gesetz zur Stärkung des Ehrenamtes sieht eine beschränkte Haftung von Vorstandsmitgliedern vor, wenn diese unentgeltlich tätig sind oder eine jährliche Vergütung von unter 720 Euro erhalten.

Es empfiehlt sich das Haftungsrisiko der Vereinsvorstände weiter zu begrenzen, durch die sogenannte Entlastung. Die Satzung kann Regelungen zur Entlastung der Vorstandsmitglieder treffen, insbesondere festlegen, welches Vereinsorgan über die Entlastung entscheidet. Viele Vereinssatzungen bestimmen deshalb ausdrücklich, dass die Mitgliederversammlung auch für die Entlastung der Vorstandsmitglieder zuständig ist. Durch die Entlastung billigt der Verein die vorangegangene Amtsführung oder die Geschäftsführungsmaßnahme eines Vorstandsmitglieds. Damit verzichtet der Verein auf alle Schadenersatzansprüche wegen pflichtwidriger Geschäftsführung, die für die Mitgliederversammlung bei sorgfältiger Prüfung aller Vorlagen und Berichte erkennbar waren. Ein Anspruch auf Entlastung des bzw. der Vorstandmitglieder besteht jedoch nicht. Ausführlichere Informationen zur Haftung eines Vorstands können dem „Leitfaden zum Vereinsrecht“ vom Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz entnehmen.

Endes des Vorstandsamtes

Grundsätzlich ist die Amtsdauer von Vereinsvorständen nicht festgeschrieben. Ein Vorstandsmandant kann Enden durch:

  • Ablauf einer festen Amtsdauer
  • Tod
  • Geschäftsunfähigkeit
  • Wegfall von zwingen erforderlichen persönlichen Eigenschaften
  • vorzeitige Niederlegung
  • Wiederruf der Vorstandsbestellung

Viele Satzungen, sehen eine feste Amtsdauer vor. Dementsprechend endet das Amt auch mit Ablauf der vorgesehenen Amtszeit. Ein Vorstandsamt kann auch vorzeitig enden durch Geschäftsunfähigkeit oder Tod. Auch kann ein Vorstandamt durch den Wegfall von persönlichen Eigenschaften, die nach der Satzung zwingend erforderlich sind, beendet werden. Das könnte der Fall sein, wenn der Vorstand seine Vereinsmitgliedschaft verliert und diese für das Vorstandsamt laut Satzung erforderlich ist.

Ein Vorstandsmitglied kann sein Vorstandsamt auch vorzeitig niederlegen. Besteht zwischen dem Vorstandsmitglied und dem Verein kein Anstellungsvertrag, so ist die Amtsniederlegung jederzeit ohne Angabe von Gründen möglich. Das Vorstandsmitglied darf sein Amt aber nur sofort niederlegen, wenn gewährleistet ist, dass auch weiterhin ein funktionsfähiger Vorstand besteht. Etwas anderes gilt nur, wenn für die Amtsniederlegung ein wichtiger Grund vorliegt, das heißt, wenn dem Vorstandsmitglied die Fortführung des Amtes nicht mehr zugemutet werden kann.

Die Amtsniederlegung ist gegenüber dem Verein zu erklären, bspw. während einer Mitgliederversammlung. Bei einer Amtsniederlegung außerhalb der Mitgliederversammlung empfiehlt es sich, die Amtsniederlegung schriftlich (§ 126 BGB) zu erklären. In dem Schreiben sollte auch angegeben werden, zu welchem Zeitpunkt die Niederlegung wirksam werden soll. So kann Streit darüber, ob und wann das Vorstandsamt endet, vermieden werden. Eine Niederlegung kann allerdings frühestens wirksam werden, wenn das Schreiben dem Verein zugeht.

Im Falle einer Amtsniederlegung durch ein Vorstandsmitglied oder mehrere Vorstandsmitglieder berufen die verbleibenden Vorstandsmitglieder eine Mitgliederversammlung zur Neuwahl der erforderlichen neuen Vorstandsmitglieder ein.

Mitgliedschaft

Sofern die Satzung nichts Gegenteiliges besagt, kann eine Vereinsmitgliedschaft nicht vererbt, übertragen oder verpfändet werden. Mitglied eines Vereins wird, wer bei der Gründung des Vereins beteiligt war oder zu einem späteren Zeitpunkt in den Verein eintritt. Eine Vereinsmitgliedschaft kommt durch einen Aufnahmevertrag zustande.

Der Verein kann über das Aufnahmegesuch grundsätzlich frei entscheiden und gegebenenfalls die Aufnahme auch ohne Begründung ablehnen. Nach § 58 Nummer 1 BGB sind Bestimmungen über den Ein- und Austritt der Mitglieder beim eingetragenen Verein der Satzung zu entnehmen.

Rechte und Pflichten von Vereinsmitgliedern

Rechte:

  • Nutzung der Vereinseinrichtungen
  • Teilnahme an Veranstaltungen
  • Einberufung und Teilnahme zur Mitgliedsversammlug
  • Passives Wahlrecht (zur Wahl aufstellen lassen)
  • Austritt aus dem Verein

Pflichten:

  • Beitragspflicht
  • Bereitschaft, ein Amt zu übernehmen
  • Treuepflicht (Interessen des Vereins fördern)

Bei schwerwiegenden Verletzungen der Mitgliedspflichten kann ein Mitglied aus dem Verein ausgeschlossen werden, in diesem Fall erlischt die Mitgliedschaft. Mitglieder sind jederzeit zum Austritt aus dem Verein nach §39 BGB berechtigt, hierfür muss eine Austrittserklärung erfolgen.