Das Protokoll

Es empfiehlt sich in jeden Fall, ein Protokoll über Vorstandssitzungen oder Mitgliederversammlungen zu führen.

Denn ein Protokoll dient zur:

• Legitimation der Vorstandsarbeit
• Dokumentation von Beschlüssen
• Gedächtnisstütze

Eine Protokollvorlage kann helfen, den Aufwand der Protokollführung durch Standardisierung zur reduzieren. Eine offizielle Vorschrift, wie ein Protokoll geführt werden soll, gibt es nicht. Die Vereinssatzung kann aber eine bestimmte Form vorschreiben. Es kann zwischen folgenden Protokollarten unterschieden werden:

Wortprotokoll: Diese Art des Protokolls wird wortwörtlich geführt. Ein Aufzeichnen der Sitzung ist meist nötig. Ein Wortprotokoll verursacht einen erheblichen zeitlichen Aufwand.

Ergebnisprotokoll: Bildet das Gegenstück zum Wortprotokoll, da es den geringsten Aufwand verursacht. Es werden lediglich die Ergebnisse zu den einzelnen Tagesordnungspunkten festgehalten. 

Stichwortprotokoll: Eignet sich sehr gut für die Vereinsarbeit, da der Aufwand überschaubar ist und wesentliche Sitzungsinhalte bzw. Gedankenwege des Sitzungsverlaufs wiedergibt. So kann besser nachvollzogen werden, warum und wie ein neuer Beschluss zustande gekommen ist.