Die Kasse muss stimmen

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Seit 29. Dezember 2016 gilt das Gesetz gegen Manipulation an Registrierkassen. Eine allgemeine Registrierkassenpflicht, gegen die sich die IHKs eingesetzt haben, kam damit nicht. Offene Ladenkassen kann es also weiterhin geben.

Dafür ist ab 2018 mit unangekündigten Besuchen der Finanzverwaltung zur Kassen-Nachschau zu rechnen und ab 2020 sind für elektronische Kassen technische Sicherheitseinrichtungen mit Zertifikat Pflicht. Die entsprechende Rechtsverordnung des Bundesfinanzministeriums, die neben technischen Anforderungen festlegt, welche Systeme unter diese Pflicht fallen, muss noch durchs Parlament.

Folgende Regelungen sieht das Gesetz gegen Manipulation an Registrierkassen vor:

  • Einzelaufzeichnungspflicht: § 146 Abs. 1 S. 3 Abgabenordnung (AO) schreibt eine Einzelaufzeichnungspflicht für alle Kasseneinnahmen und -ausgaben fest, sofern es sich nicht um einen Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung handelt. Allerdings stellt § 146 Abs. 1 S. 4 AO klar, dass diese Ausnahme ausschließlich bei offenen Ladenkassen zur Anwendung kommt.

  • Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung: Gemäß § 146a Abs. 1 S. 2 AO sind die elektronischen Aufzeichnungssysteme und die digitalen Aufzeichnungen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung zu schützen. Diese setzt sich aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen Schnittstelle zusammen.

  • Belegausgabepflicht: Der § 146a Absatz 2 AO sieht die verpflichtende Belegausgabe vor, wenn aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst werden. Danach muss dem Kunden ein Beleg (elektronisch oder ausgedruckt) zur Verfügung gestellt werden. Aus Gründen der Zumutbarkeit und Praktikabilität sieht § 146a Absatz 2 Satz 2 AO die Möglichkeit einer Befreiung von der Belegausgabepflicht gem. § 148 AO auf Antrag vor, sofern es sich um den Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen handelt.

  • Technische Verordnung: Die noch von Bundesrat und Bundestag zu verabschiedende  Rechtsverordnung des Finanzministeriums soll  festlegen, welche elektronischen Aufzeichnungssysteme eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung brauchen. Nach Auffassung des Finanzausschusses des Bundestags sollen hierunter nur elektronische oder computergestützte Kassensysteme und elektronische Registrierkassen gelten – nicht jedoch Fahrscheinautomaten, Fahrscheindrucker und elektronische Buchhaltungsprogramme sowie Geldautomaten. In der Rechtsverordnung sollen zudem die genauen Anforderungen an die verschiedenen Sicherheitskomponenten, Aufbewahrung, Protokollierung und das Zertifizierungsverfahren durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik festgelegt werden.

  • Mitteilung an die Finanzverwaltung: Gemäß § 146a Abs. 4 AO sind innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems folgende Daten an die Finanzverwaltung mitzuteilen: Die Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung, die Anzahl der verwendeten elektronischen Aufzeichnungssysteme sowie deren Seriennummern und die Daten der Anschaffung beziehungsweise Außerbetriebnahme. Dafür gibt es ein entsprechendes Formular. Die Finanzverwaltung soll so Prüfungen gezielt planen können.

  • Kassen-Nachschau: Zur Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und -ausgaben sowie des ordnungsgemäßen Einsatzes des zertifizierten Aufzeichnungssystems kann gemäß § 146b AO ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäftszeiten eine so genannte Kassen-Nachschau durchgeführt werden. In diesem Zusammenhang müssen alle relevanten Aufzeichnungen, Bücher und Unterlagen (auch elektronisch) vorgelegt und ein Datenzugriff über eine digitale Schnittstelle respektive Datenträgerüberlassung ermöglicht werden.

  • Ordnungswidrigkeit: Wird ein Aufzeichnungssystem ohne Zertifikat verwendet, kann dieses gemäß § 379 Abs. 1 S. 1 Nr. 5 i. V. m. Abs. 4 AO mit einer Geldbuße bis zu 25.000 Euro als Gefährdungstatbestand geahndet werden. Sollten dabei Steuerverkürzungen eingetreten sein, so sind § 370 (Steuerhinterziehung) und § 378 AO (leichtfertige Steuerverkürzung) anwendbar.

  • Anwendungszeitraum: Die Verwendung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ist ab dem 1. Januar 2020 erforderlich, wobei bis zum 31. Januar 2020 die entsprechende Mitteilung an die Finanzverwaltung abzugeben ist. Die Vorschriften zur Kassen-Nachschau gelten jedoch schon ab dem 1. Januar 2018, wobei eine Datenübermittlung beziehungsweise die Zurverfügungstellung auf einem auswertbaren Datenträger erst ab 1. Januar 2020 erforderlich ist. Vertrauensschutz gilt für Registrierkassen, die zwischen 25. Oktober 2010 und 1. Januar 2020 angeschafft werden/wurden und der so genannten Kassenrichtlinie (Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 26. November 2010) entsprechen. Diese Kassen dürfen bis zum 31. Dezember 2022 weiter verwendet werden, auch wenn diese bauartbedingt nicht mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufgerüstet werden können.

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