Gesetzliche Grundlagen

Zulassung zur Abschlussprüfung

Der vom Ausbilder und Auszubildenden unterzeichnete Ausbildungsnachweis ist nach § 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung.

Rolle der Ausbildungsnachweise für die Prüfungszulassung
Die ordnungsgemäß geführten Ausbildungsnachweise (Berichtsheft) sind gemäß § 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG Zulassungsvoraussetzung zur Abschlussprüfung. Im Rahmen der Prüfungsanmeldung muss vom/von der Auszubildenden und vom Ausbilder/von der Ausbilderin per Unterschrift bestätigt werden, dass die Ausbildungsnachweise ordnungsgemäß geführt und kontrolliert worden sind. Bei falschen Angaben kann eine Zulassung nicht erteilt bzw. eine bereits ausgesprochene Zulassung widerrufen werden. In bestimmten Fällen kann der Prüfungsausschuss oder die zuständen IHK-Ausbildungsberater/-innen Einsicht in die Ausbildungsnachweise verlangen, um über die Zulassung entscheiden zu können. Dies kann z. B. der Fall sein, wenn umfangreiche Fehlzeiten während der Ausbildung entstanden sind. Dann muss im Einzelfall nachgewiesen werden, dass das Ausbildungsziel erreicht worden ist.

Ausbildungsnachweise bei der mündlichen/praktischen Prüfung
Ist der Prüfungsteilnehmer zur Abschlussprüfung zugelassen, verlangen und prüfen die Prüfungsausschüsse am Tag der Abschlussprüfung die Ausbildungsnachweise nicht mehr. Jedoch können die IHK Ausbildungsberater/-innen bei Unstimmigkeiten die Ausbildungsnachweise auf Verlangen einsehen. Das Berichtsheft muss nicht mehr zur mündlichen/praktischen Prüfung mitgebracht werden. Bei Fragen helfen Ihnen gerne unsere IHK-Ausbildungsberater weiter.

Pflichten des Auszubildenden und des Ausbildenden

Auch wenn das Führen des Berichtshefts nach § 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG klar im Verantwortungsbereich des Auszubildenden liegt, ist der Ausbilder ebenfalls in der Pflicht (§ 14 Abs. 2 BBiG).

Pflicht des Ausbildenden und des Ausbilders

Jeder Auszubildende ist zum Führen eines schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweises bzw. Berichtshefts nach § 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG verpflichtet.
Vernachlässigt der Auszubildende die Pflicht, sein Berichtsheft regelmäßig zu führen, ist der Arbeitgeber zur Abmahnung berechtigt. Wenn mehrere Abmahnungen ergangen sind, ohne dass eine Besserung des Verhaltens erkennbar ist, so kann sogar eine Kündigung gerechtfertigt sein. Für den Ausbildenden ergeben sich entsprechende Verpflichtungen aus § 14 Abs. 2 BBiG: Sie haben Auszubildende zum Führen der Ausbildungsnachweise anzuhalten und diese regelmäßig durchzusehen. Durch seine Unterschrift bestätigt der Verantwortliche Ausbilder die ordnungsgemäße Führung und sachliche Richtigkeit.
Den Auszubildenden ist Gelegenheit zu geben, den Ausbildungsnachweis am Arbeitsplatz zu führen.
Der Ausbildungsbetrieb hat zudem die Pflicht, seinen Auszubildenden die Ausbildungsnachweise kostenlos zur Verfügung zu stellen.

Umschüler

Die IHK Reutlingen empfiehlt das Führen eines Ausbildungsnachweises auch bei Umschülern. Unter Punkt H ist die entsprechende Vereinbarung im Umschulungsvertrag zu hinterlegen.

Neuerungen durch die Novellierung des Berufsbildungsgesetzes 2020

Durch eine Neuerung im Berufsbildungsgesetz haben sich 2020 Änderungen ergeben, die die Vorlage der Berichtshefte (Ausbildungsnachweise) betreffen: Die aktuelle Empfehlung des Hauptausschusses des Bundesinstituts für Berufsbildung (BIBB) für das Führen von Ausbildungsnachweisen finden Sie hier.

Grundsätzlich gilt weiter:
Das Führen der Berichtshefte ist für alle Auszubildenden verpflichtend.
Wer kein Berichtsheft führt, hat keinen Anspruch auf Zulassung zur Abschlussprüfung.

Für Ausbildungsverhältnisse, die nach dem 30. September 2017 beginnen, sieht das Berufsbildungsgesetz die Möglichkeit vor, die erforderlichen Ausbildungsnachweise wahlweise auch in elektronischer (digitaler) Form zu führen. Ausbilder und Auszubildende zeichnen elektronische Ausbildungsnachweise mit einer digitalen Signatur ab. Ein Ausdrucken und händisches Abzeichnen der elektronisch geführten Ausbildungsnachweise ist damit verzichtbar.

Die vorliegende Regelung ist unmittelbar in Kraft getreten und kann somit ab sofort angewandt werden. Andererseits können aber begonnene Berichtshefte nach bisherigem Muster weitergeführt werden.

Es bleibt dem Ausbildenden unbenommen, über die Mindestanforderungen hinaus vom Auszubildenden die Anfertigung weitergehender Nachweise (zum Beispiel Fachberichte) zu verlangen. Die Erfüllung der ergänzenden Vorgaben ist dabei keine Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung gemäß § 43 Absatz 1 Ziffer 2 Berufsbildungsgesetz.

Führen des Berichtsheftes

Die IHK Reutlingen empfiehlt, den Ausbildungsnachweis nach dem von der IHK vorgeschlagenen Muster und den Erläuterungen zu führen. Zur besseren Nachvollziehbarkeit der vermittelten Ausbildungsinhalte sollte dem Ausbildungsnachweis auch eine Kopie des betrieblichen Ausbildungsplanes beigefügt werden und die Verordnung des jeweiligen Berufsbildes.

Wozu dient das Berichtsheft?
Das Führen des Berichtshefts dient folgenden Zielen:

Die Auszubildenden und Ausbildende werden zur Reflexion der vermittelten Ausbildungsinhalte angehalten.
Eine ausführliche Beschreibung der erledigten Tätigkeiten, der Unterweisungen oder der Lehrgespräche zeigen dem Ausbilder oder Ausbildungsbeauftragten, ob das Thema verstanden wurde und vom Auszubildenden richtig umgesetzt werden kann. Gegebenenfalls sind zusätzliche Erklärungen oder eine Wiederholung notwendig.
Zusammen mit dem betrieblichen Ausbildungsplan kann der Verlauf der Ausbildung vollumfänglich dargestellt werden.
Die Ausbildung im Betrieb und Themen der Berufsschule werden für die zur Überwachung der Berufsausbildung zuständigen Stellen nachvollziehbar und nachweisbar dargestellt.
Der Ausbilder unterschreibt, dass er die Inhalte der Sachlichen und Zeitlichen Gliederung vermittelt hat. Der Auszubildende bestätigt, dass er unterwiesen wurde.

Wie oft soll das Berichtsheft kontrolliert werden und von wem?

Der Verantwortliche Ausbilder soll den Ausbildungsnachweis idealer Weise
wöchentlich prüfen und monatlich ein Feedbackgespräch dazu führen.
Die Intervalle bestimmt der Ausbilder, der Auszubildende hat die Pflicht das Heft wie vereinbart vorzulegen.
Die IHK Reutlingen empfiehlt wöchentliche Gespräche, idealerweise unter vier Augen. So haben Ausbilder und Auszubildender die Möglichkeit, zeitnah Erfahrungen, Erwartungen oder Probleme zu besprechen.
Vor Abgabe des Ausbildungsnachweises beim Ausbilder sollte die Tätigkeitsbeschreibung in der Fachabteilung vom Ausbildungsbeauftragten geprüft und die Richtigkeit bestätigt werden.
Die Berichte müssen vom Ausbilder, der im Ausbildungsvertrag eingetragen ist, unterschrieben werden. Die Auszubildenden müssen ebenfalls jeden Bericht unterschreiben. Bei Jugendlichen bestätigen die Eltern per Unterschrift, dass sie vom Ablauf der Ausbildung Kenntnis genommen haben.

Was ist zu erfassen?
Im Ausbildungsnachweis bzw. Berichtsheft sind folgende Inhalte zu erfassen:

Unter "Abteilung" wird die Ausbildungsabteilung oder in kleineren Betrieben der Ausbildungsschwerpunkt gemäß Ausbildungsplan eingetragen
Berichtsheftzeitraum, die laufende Berichtsnummer und der Name des Auszubildenden sind in der Kopfspalte einzutragen
Betriebliche Tätigkeiten: Es sind alle Tätigkeiten der Berichtswoche als Stichworte aufzuführen
Unterweisungen im Betrieb: Tätigkeiten oder Themen der Lehrgespräche sind ausführlich zu erläutern oder zu beschreiben.
Überbetriebliche Ausbildungsmaßnahmen
Schulungsmaßnahmen
Außerbetriebliche Ausbildungstätigkeiten in einem Kooperationsbetrieb
Unterricht der Berufsschule: Hier sind die Fächer mit den Unterrichtsthemen anzugeben.

Handschriftlich oder elektronisch?

Seit dem 1. Oktober 2017 muss in allen Ausbildungsverträgen vereinbart werden, ob der Ausbildungsnachweis schriftlich oder elektronisch geführt wird §11 Abs. 1 Nr. 10 BBIG (Feld H des Ausbildungsvertrages).

Schriftlich: Handschriftlich geführtes Berichtsheft

Elektronisch: Mit digitaler Unterstützung geführtes Berichtsheft (Erstellung am Computer mit Textverarbeitungsprogrammen oder digitalen Anwendungsprogrammen)