Betrieblicher Notfallplan

Bevor es zu spät ist

Wie geht es mit dem Unternehmen weiter, wenn der Chef wegen einer Corona-Infektion länger ausfällt, einen Unfall hat oder sogar stirbt? Ein sorgfältig ausgearbeiteter Notfallplan sorgt dafür, dass der Betrieb auch dann weiterläuft.

Bevor es zu spät istFoto: Dilo - stock.adobe.com

Niemand rechnet gerne mit dem Schlimmsten – das gilt auch für Unternehmen. Untersuchungen zeigen, dass nur ein Bruchteil von ihnen Vorkehrungen für den Fall getroffen hat, dass die Geschäftsführerin oder der Geschäftsführer vorrübergehend oder dauerhaft ausfällt. So ergab eine Befragung des Beratungs- und Coachingdienstleisters The Alternative Board im Jahr 2019, dass viele mittelständische Betriebe das Thema Notfallmanagement fast vollständig ausblenden: 81 Prozent der 165 befragten Unternehmerinnen und Unternehmer hatten keinen Notfallplan ausgearbeitet. 65 Prozent beschäftigten sich kaum oder gar nicht mit dem Thema. Nur 12 Prozent der Befragten sahen ihre Firma in Gefahr, sollten sie überraschend ausfallen.

Gefährliche Sorglosigkeit
Diese Denkweise ist gefährlich: Insbesondere kleine und mittlere Unternehmen, die von einer einzelnen Person geführt werden, trifft es hart, wenn die Chefin oder der Chef länger erkrankt, einen Unfall hat oder verstirbt. Die Probleme fangen schon bei scheinbaren Kleinigkeiten an: Wie lauten die PC-Passwörter des Chefs? Gibt es eine Vollmacht für das Geschäftskonto? Was war mit welchen Kunden vereinbart? Welche Termine müssen eingehalten werden, welche Rechnungen sind noch nicht bezahlt? Können die Beschäftigten oder Familienangehörigen diese Fragen nicht beantworten, kann dies den Betrieb schnell zum Erliegen bringen und an den Rand des Abgrunds führen. Oft wissen die Beschäftigten oder Angehörigen schlicht nicht, was zu tun ist. Falls der einzige Geschäftsführer zudem alleiniger Gesellschafter ist, besteht die Gefahr einer langwierigen Blockade: Ohne ihn ist das Unternehmen handlungsunfähig. Es kann nur mithilfe eines gerichtlich bestellten Notgeschäftsführerers weiterarbeiten. Um den Betrieb im Ernstfall vor unnötigem Schaden zu bewahren, sollte jede Unternehmerin und jeder Unternehmer also rechtzeitig einen Notfallplan anfertigen. Er dient im Fall der Fälle als Orientierungshilfe und soll sicherstellen, dass die Unternehmensgeschäfte auch ohne den Chef weiterlaufen können. Die folgenden Punkte sollten Sie dabei in jedem Fall in den Blick nehmen.

Den Notfall vorab durchdenken
Stellen Sie sich als Geschäftsführerin oder Geschäftsführer folgende Fragen: Was würde passieren, wenn ich plötzlich für längere Zeit ausfalle? Was würde jetzt geschehen, wenn ich als Firmenlenker vor zwei Wochen gestorben wäre? Könnten das Unternehmen ohne mich fortbestehen und die Arbeitsplätze erhalten bleiben? Wäre meine Familie wirtschaftlich ausreichend abgesichert? Die Antworten auf diese Fragen geben Ihnen Aufschluss darüber, welche Dinge Sie für den Ernstfall vorbereiten müssen. Versuchen Sie bei allen Punkten, die großen Probleme, aber auch die Details zu berücksichtigen.

Testament anfertigen
Grobe Schätzungen gehen davon aus, dass rund zwei Drittel aller Firmenchefs sterben, ohne ein gültiges Testament zu hinterlassen. Dann greift die vom Gesetzgeber vorgesehene Übertragung des Vermögens gleichberechtigt an die nächsten Verwandten und den Ehepartner – mit oft heiklen Folgen für das Unternehmen, nicht nur in steuerlicher Hinsicht. Nehmen Sie als Chefin oder Chef deshalb frühzeitig die Erstellung eines notariell beglaubigten Testaments in Angrif und halten sie dieses aktuell.

Wissen teilen
Unternehmerisches Wissen ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Umso fataler, wenn es sich nur im Kopf der Firmeninhaberin oder des Firmeninhabers befindet. Chefinnen und Chefs sollten daher immer Vertrauenspersonen haben, die über die Prozesse im Unternehmen informiert und im Ernstfall bevollmächtigt sind, Entscheidungen zu treffen. Legen Sie deshalb frühzeitig fest, wer im Betrieb im Notfall welche Aufgaben übernehmen kann und versorgen Sie diese Beschäftigten mit dem dafür notwendigen Wissen und den erforderlichen Unterlagen.

Wichtige Unterlagen bündeln
Fällt der Chef aus, müssen Stellvertreter wissen, was zu tun ist – und sie müssen handlungsfähig sein. Wichtige Dokumente und Zugänge zu Konten sollten daher als Kopie an einem Ort gesammelt werden, etwa Gesellschafter- und Geschäftsführerverträge, erteilte Vollmachten, Auszüge des Handelsregisters, Zugangsdaten zu den Konten sowie finanzielle Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Darlehensübersichten oder Steuerbescheide. Zudem sollte eine Info über den Verbleib der Originaldokumente hinterlegt sein. Unterstützung bei der Zusammenstellung der Unterlagen bietet das IHK-Notfall-Handbuch.

IHK-Notfall-Handbuch ausfüllen
Dabei handelt es sich um einen Leitfaden zur Unternehmenssicherung im Fall einer personellen Vakanz. Das Handbuch hilft dabei, die wichtigsten Vorsorgemaßnahmen konkret umzusetzen und zu dokumentieren. Die rund 50 Seiten können direkt in einer PDF-Datei am Computer ausgefüllt werden. Anschließend empfiehlt es sich, die ausgefüllten Seiten auszudrucken und mit allen dazugehörigen Unterlagen in einem Notfall-Ordner abzuheften. Eine jährliche Überprüfung und Aktualisierung ist sinnvoll. Da das Notfall-Handbuch sensible Daten enthält, sollten Sie es an einem sicheren Ort verwahren. Dafür kommen auch ein Bankschließfach oder die Verwahrung bei einem Rechtsanwalt oder Notar infrage. Vertrauenspersonen in der Familie oder der Belegschaft müssen dann natürlich wissen, wo sich die Unterlagen befinden. Je genauer und ordentlicher Sie beim Ausfüllen des Notfall-Handbuchs vorgehen, desto leichter wird es im Ernstfall einem Vertreter fallen, „aus dem Stand” das Unternehmen in Ihrem Sinne weiterzuführen.

Zum Notfallhandbuch.

Regina Stracke

Regina Stracke

Existenzgründung und Unternehmensförderung
IHK-Zentrale
Position: Moderatorin Unternehmensnachfolge
Schwerpunkte: Nachfolgeberatung, Firmenübernahme, Nachfolgebörsen
Telefon: 07121 201-138
E-Mail schreiben
vCard herunterladen
Zur Detailseite


Zur Übersicht