5 Tipps für das Personalgespräch

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1. Bereiten Sie jedes Personalgespräch individuell vor
Sehen Sie Personalgespräche nicht als lästige Pflicht, sondern als gute Gelegenheit, um mit Ihren Beschäftigten ins Gespräch zu kommen und Ihre Einschätzungen und Wünsche zu äußern. Machen Sie sich deshalb im Vorfeld genaue Gedanken darüber, welche Themen Sie mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter besprechen möchten und welche Ziele Sie mit dem Gespräch verfolgen. Sammeln Sie für Lob und Kritik konkrete Beispiele.

2. Sorgen Sie für die richtigen Rahmenbedingungen
Laden Sie Ihre Mitarbeiterin oder Ihren Mitarbeiter rechtzeitig zum Personalgespräch ein – spätestens eine Woche vor dem Termin. So geben Sie Ihren Beschäftigten genügend Zeit für die Vorbereitung. Reservieren Sie für jedes Gespräch einen großzügigen Slot und sorgen Sie dafür, dass Sie nicht gestört werden. Das Gespräch sollte in ruhiger Atmosphäre und bei geschlossener Tür stattfinden, idealerweise in einem Besprechungsraum und nicht in Ihrem Büro. 

3. Strukturieren Sie das Gespräch sinnvoll
Beginnen Sie am besten mit einem Rückblick: Was lief im zurückliegenden Jahr gut, wo ist noch Luft nach oben? Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie seine Arbeitsleistung für das Unternehmen wahrnehmen und schätzen. Danach folgt der Ausblick: Besprechen Sie miteinander, welche Ziele im kommenden Jahr erreicht werden sollen. Diese Ziele sollten spezifisch, messbar, anspruchsvoll, aber realistisch sein. Zeigen Sie Ihrem Mitarbeiter Entwicklungsmöglichkeiten auf und achten Sie darauf, dass ein echter Dialog entsteht.

4. Zeigen Sie Wertschätzung
Wichtig ist, dass Sie Ihren Mitarbeiter als Mensch wahrnehmen und nicht nur als Arbeitskraft. Fragen Sie ihn also, was ihn gerade beschäftigt und welche Erwartungen er an seine Tätigkeit und an Sie als seine Führungskraft hat. Loben Sie viel – das motiviert ungemein. Achten Sie dabei auch auf Ihre Körpersprache: Das größte Lob verfehlt sein Ziel, wenn Sie sich dabei ein Glas Wasser eingießen anstatt Ihrem Gegenüber in die Augen zu sehen. Kritikpunkte sollten Sie nur darstellen, nicht bewerten. Bleiben Sie auch in Konfliktsituationen ruhig und versuchen Sie, das Gespräch auf der Sachebene zu halten.

5. Fixieren Sie die Gesprächsergebnisse
Halten Sie am Ende des Gesprächs schriftlich fest, was Sie mit Ihrer Mitarbeiterin oder Ihrem Mitarbeiter besprochen haben. Beide Seiten sollten das Dokument unterschreiben. Behalten Sie das Besprochene im Blick und gleichen Sie es im Laufe des Jahres regelmäßig mit dem Istzustand ab, eventuell sogar bei einem Halbjahresgespräch zur Jahresmitte. Und: Loben Sie Ihren Mitarbeiter auch unter dem Jahr, wenn Sie positive Entwicklungen bemerken. / 

(Diese Tipps erschienen in der WNA-Ausgabe 10+11/2025.)