Bürokommunikation

Leider gibt es kein „Lexikon guter Worte“, das wir nur auswendig zu lernen bräuchten, um in unseren Gesprächen und mit unseren Briefen gut anzukommen. Die guten Worte fließen fast von selbst, wenn Sie die 4 Seiten einer Nachricht beachten: 

• Selbstoffenbarung
  Was Sie von sich selbst mitteilen. 
• Sachverhalt
  der konkrete Inhalt
• Beziehung
  Ihre Beziehung zum Adressaten 
• Appell
  Wozu Sie den anderen veranlassen möchten.

Reden und schreiben Sie stimmig!
Sie müssen nicht das Herz auf der Zunge tragen. Imponiertechniken („Das bin ich, das kann ich, das habe ich!“), Fassadentechniken (mehr man-, wir-, du-Sätze statt „ich“) oder Selbstverkleinerung („Ich könnte das nie!“) schaden mehr als sie Ihrer Außendarstellung nutzen.

Formulieren Sie sachlich und verständlich.
Das bedeutet nicht, Gefühle, Nebenschauplätze und andere zwischenmenschliche Töne strikt zu vermeiden. Friedemann Schulz von Thun erklärt: „Sachlichkeit ist erreicht, wenn die Verständigung auf der Sachebene weiterkommt, ohne dass die Begleitbotschaften auf den anderen drei Seiten der Nachricht störend die Oberhand gewinnen. 

Mit der Aufforderung „Ich bleibe bei der Sache; halten Sie Ihren Unfug da heraus!“ sind beide Gesprächspartner schon weit vom Sachziel des Gesprächs entfernt.

Sachlichkeit erzeugen Sie mit der Haltung: Ich verbinde meinen Sachstandpunkt mit dem Respekt vor dem Gesprächspartner. 

Ein offener Appell ist der beste Weg zum Ziel, unter drei Voraussetzungen:

1. Sie sind sich selbst darüber im Klaren, was Sie wollen.
2. Der Appell dient in erster Linie dazu, die anderen zu informieren.
3. Der andere übernimmt ebenfalls Verantwortung. 

Ihre Wünsche und Absichten offen zu äußern ist sinnvoll, auch wenn der Angesprochene Ihrem Appell (zunächst) nicht nachkommt: Sie müssen sich nicht verstellen und der andere weiß, woran er ist. Das ist eine hervorragende Basis für dauerhaft erfolgreiche Kommunikation.


Die Tipps kommen in dieser Woche von:

Büro ... und so – Sekretariat nach Maß
Cordula Polster
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